Aviso Sobre Protección de Datos

Última actualización: 06/06/2023

La Unidad de Sensibilización de los Jóvenes del Parlamento Europeo trata tus datos personales en el contexto de la organización y realización del Evento Europeo de la Juventud (en lo sucesivo, el ” EYE “). El EYE reúne en el Parlamento Europeo de Estrasburgo y online a miles de jóvenes de toda la Unión Europea y del mundo, para compartir y dar forma a sus ideas sobre el futuro de Europa.

Tratamos tus datos personales de acuerdo con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión y a la libre circulación de estos datos (el “Reglamento”).

Te facilitamos la siguiente información basándonos en los artículos 15 y 16 del Reglamento.

1.¿Quién trata tus datos personales (responsable del tratamiento)?

El Parlamento Europeo actúa como supervisor y el departamento responsable del tratamiento es la Unidad de Sensibilización de los Jóvenes de la Dirección General de Comunicación, representada por el Jefe de Unidad.

Para más información sobre la Unidad de Sensibilización de los Jóvenes y el EYE, consulte nuestro website: https://european-youth-event.europarl.europa.eu/es/.

Puedes ponerte en contacto con el responsable del tratamiento en eye@europarl.europa.eu o por correo, en sobre cerrado, a Parlamento Europeo – Youth Outreach Unit Attn: The Head of Unit – Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles – Bélgica.

2.¿Cuál es la finalidad del tratamiento de tus datos personales?

Tratamos tus datos personales para los siete fines siguientes:

Gestión del evento

Tus datos personales se procesarán para organizar y gestionar el bootcamp de together.eu y el Evento Europeo de la Juventud entre el 8 y el 10 de junio de 2023.

La gestión del evento incluye lo siguiente:

procesamiento de invitaciones y solicitudes de participación e inscripción de los participantes en el evento a través de la plataforma de inscripción EYE (encontrarás más información sobre el tratamiento de tus datos personales al utilizar esta plataforma en el aviso dedicado a la protección de datos);
gestión de las necesidades especiales de acceso, si procede;
elaboración de informes sobre el evento, incluida la captura de fotografías y grabaciones de audio y vídeo y su posible distribución y publicación, en su caso, también en las redes sociales (para más información sobre el tratamiento de tus datos personales en el contexto de la presencia del Parlamento Europeo en las redes sociales, consulta el aviso específico sobre protección de datos);
acciones de seguimiento del evento, como la comunicación de los datos de contacto de los participantes, la distribución de informes y la evaluación del evento..

El procesamiento de tus datos de contacto se realiza con fines de comunicación relacionados con el Evento Europeo de la Juventud (comunicación de actualizaciones importantes, cambios e información sobre el evento) y para invitar a futuros eventos similares y acciones de comunicación del Parlamento Europeo.

Seguridad

Tus datos personales serán tratados por la Dirección General de Seguridad y Protección del Parlamento Europeo para permitirte el acceso a los locales del evento y proporcionarte un badge de acceso específico para el evento (una pulsera de color). Encontrarás más información sobre el tratamiento de tus datos personales con fines de seguridad en la nota dedicada a la protección de datos.

Financiación

Si eres miembro de uno de los grupos patrocinados seleccionados en el programa Grupo Multiplicador de Opinión (OMG) o invitado por un diputado al Parlamento Europeo (MEP), tus datos personales también serán procesados por la Unidad de Visitas y Seminarios de la Dirección General de Comunicación del Parlamento Europeo para el pago de la contribución financiera correspondiente. Para este tratamiento existe un aviso específico sobre protección de datos.

Sostenibilidad

Si eres un participante individual que viaja a Estrasburgo, la información anónima relativa a tu lugar de origen y medio de transporte también será procesada por la Unidad EMAS del Parlamento para el cálculo y compensación de las emisiones de carbono relacionadas con el evento.

Asistencia médica

Si eres menor de edad, recogemos el consentimiento y los datos de contacto de tu tutor legal para conceder al Servicio Médico del Parlamento Europeo o al proveedor de asistencia médica designado (como la Cruz Roja) que te presten la atención o el tratamiento médico primario que sea necesario.

Concursos

También podremos tratar tus datos personales para organizar una serie de concursos destinados a seleccionar un número de participantes para el Evento Europeo de la Juventud u otros eventos relacionados con el mismo. La participación en los concursos y la recogida de datos podrían implicar el uso de la plataforma de la Comisión Europea EU Survey. Para más información, consulta los términos y condiciones de los concursos específicos.

Fotomatones

Los participantes podrán utilizar voluntariamente los fotomatones durante el evento. El uso de los fotomatones implica la captura de su fotografía, el almacenamiento temporal y la impresión en papel en el lugar. Para más información, consulta el aviso específico sobre protección de datos de los fotomatones, disponible en el lugar donde se instalen.

Además del tratamiento anterior, disponemos de un sistema de estadísticas que no procesa datos personales (Encuesta anónima de satisfacción del cliente).

3.¿Cuál es la base jurídica del tratamiento?

Para contactar contigo en relación con eventos similares y acciones de comunicación del Parlamento Europeo, para tomar y publicar fotos y vídeos y otro material del evento, para prestarte asistencia médica si eres menor de edad, para recopilar información sobre tu medio de transporte para el cálculo y compensación de las emisiones de carbono relacionadas con el evento, para atender tus necesidades especiales y para el funcionamiento de los fotomatones, la licitud del procesamiento se basa en el artículo 5, apartado 1, letra d), del Reglamento, es decir, en tu consentimiento.

Para la organización y gestión del evento, el pago de la contribución financiera que pueda corresponderte y la seguridad del evento, la licitud del procesamiento se basa en el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento: “el procesamiento es necesario para la ejecución de una tarea llevada a cabo en el interés público o en el ejercicio de la autoridad oficial conferida a la institución u organismo de la Unión”.

Para la organización de concursos, la legalidad del procesamiento se basa en el artículo 5, apartado 1, letra c), del Reglamento: “el procesamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para tomar medidas a petición del interesado antes de celebrar un contrato”.

4.¿Qué datos personales se procesan y de dónde obtenemos tus datos personales?

Gestión de eventos

A efectos de la inscripción en el evento, su gestión y seguimiento, tratamos los siguientes datos personales:

Tu sexo
Nombre
Apellidos
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Datos de contacto (número de teléfono, dirección de residencia (calle y número, código postal, localidad, país)
Dirección de correo electrónico
Datos de contacto en caso de emergencia (nombre y número de teléfono)
Edad
Idioma preferido
Características relativas a necesidades especiales (discapacidad)
Fotos/vídeos
Contenido de tu correo electrónico si añades algunos datos personales cuando te pones en contacto con nosotros para hacernos una pregunta, Opciones sobre la participación en sesiones/talleres

Si eres ponente, publicaremos también el orden del día de la sesión con tu nombre, afiliación y título de la intervención. Es posible que publiquemos otros datos personales que nos facilites (por ejemplo, como ponente) en el evento, como currículos, fotos, presentaciones, etc. Esto sólo se hará con tu consentimiento.

Si has sido seleccionado por el ayuntamiento de Estrasburgo para participar en el evento, tus datos personales nos han sido facilitados por el ayuntamiento para permitir tu inscripción en el evento.

Los datos que hemos recogido sobre ti a través de la plataforma de inscripción de EYE también pueden haber sido facilitados por los responsables de grupos u organizadores de actividades que centralizan la inscripción de su grupo o de los miembros de su personal.

Si decides hacer fotografías/grabaciones audiovisuales de los participantes en EYE y/o publicarlas online, asumes toda la responsabilidad de estas acciones. Lo mismo se aplica si descargas las fotografías que se colgarán y las publicas en Internet. El encargado del procesamiento no será responsable del procesamiento de datos personales que puedas llevar a cabo por iniciativa propia durante o después del evento.

Seguridad

Por motivos de seguridad, se procesarán los siguientes datos personales:

Tu sexo
Nombre
Apellidos
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Documento de identidad/Número de pasaporte
Datos de contacto (número de teléfono, dirección de residencia (calle y número, código postal, localidad, país)
Dirección de correo electrónico
Edad

Financiación

A efectos de reembolso, se procesarán los siguientes datos personales:

Tu sexo
Nombre
Apellidos
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Documento de identidad/Número de pasaporte
Datos de contacto (número de teléfono, dirección de residencia (calle y número, código postal, localidad, país)
Dirección de correo electrónico
Edad
Datos bancarios

Sostenibilidad

Para el cálculo y la compensación de las emisiones de carbono vinculadas al evento, si eres un participante individual que viaja a Estrasburgo, se procesarán tu lugar de origen y tu medio de transporte.

Asistencia médica

Si eres menor de edad, procesamos el consentimiento y la información de contacto de tu tutor legal, concretamente:

su nombre
sus apellidos
su número de teléfono

Concursos

Para llevar a cabo concursos, procesamos lo siguiente:

tu nombre
tus apellidos
tu dirección de correo electrónico
tu fecha de nacimiento
tu país de origen y de residencia

Si has ganado el concurso, seguiremos procesando los siguientes datos:

tu documento de identidad/número de pasaporte
tu número de teléfono

Fotomatones

Si optas voluntariamente por utilizar los fotomatones disponibles durante el EYE, procesaremos lo siguiente:

tu imagen

No tomamos decisiones automáticas ni elaboramos perfiles con tus datos personales para tomar decisiones que puedan afectarte.

5.¿Durante cuánto tiempo se almacenarán tus datos personales?

Tus datos personales se almacenarán durante los siguientes periodos:

Gestión de eventos

Los datos personales que sean estrictamente necesarios para comunicarnos contigo (tu nombre, apellidos, dirección de correo electrónico y país de origen) se conservarán durante los veinticuatro meses siguientes a la finalización del evento.

Si has facilitado datos personales sensibles relativos a tus necesidades especiales de acceso, éstos se suprimirán tras el seguimiento del evento.

Seguridad

Tus datos personales necesarios para acceder a las instalaciones del evento, si procede, se conservarán durante el tiempo de validez del periodo de acreditación más un máximo de un año (que puede ampliarse a dos años en casos concretos) a efectos de posibles investigaciones de seguridad y análisis de riesgos.

Financiación

Si eres miembro del programa OMG o invitado por un diputado al Parlamento Europeo (MEP), tus datos personales utilizados para el pago de la contribución financiera se conservarán a efectos de auditoría durante un periodo de 5 años tras la aprobación de la gestión del presupuesto de la UE, para el año en curso.

Asistencia médica

Si eres menor de edad, los datos personales tratados con el fin de proporcionarte asistencia médica, en su caso, se conservarán durante un período de 6 meses tras la finalización del Evento Europeo de la Juventud.

Concursos

En el contexto de los concursos, tus datos personales se conservarán durante el periodo de duración del concurso específico y luego se eliminarán, según las condiciones del concurso específico.

Si eres el ganador de un concurso, tus datos personales se conservarán durante los seis meses siguientes a la finalización del Evento Europeo de la Juventud y, a continuación, se eliminarán..

Fotomatones

Las imágenes se almacenarán en la unidad local de fotos y se eliminarán al final de cada jornada laboral en la que se haya utilizado el fotomatón.

6.¿Quiénes son los destinatarios de tus datos personales?

Durante la fase de inscripción, tus datos personales son tratados únicamente por el responsable del procesamiento de datos.

Cinco días antes del evento, tus datos personales se transfieren a:

la Dirección General de Seguridad y Protección del Parlamento Europeo y las autoridades nacionales implicadas en la organización del evento a efectos de acreditación y seguridad
la Unidad de Visitas y Seminarios del Parlamento Europeo para el pago de la contribución financiera a los miembros del programa OMG y a los participantes invitados por un Miembro del Parlamento Europeo (MEP).

El acceso a tus datos personales se facilita al personal autorizado del Parlamento Europeo y a sus contratistas responsables de llevar a cabo esta operación de procesamiento de acuerdo con el principio de “necesidad de conocer”. Dicho personal se atiene a los acuerdos de confidencialidad estatutarios y, en caso necesario, adicionales.

También se facilitará acceso a tus datos personales a los participantes en el evento (limitado a tus datos de contacto, si has dado tu consentimiento) y al público en el caso de las fotos y vídeos publicados en los portales de las instituciones de la UE y en las redes sociales.

Tus datos de contacto también podrán transmitirse a los servicios del Parlamento Europeo, como las Oficinas de Enlace, que deseen ponerse en contacto con participantes de un país concreto para invitarles a futuros eventos similares y acciones de comunicación del Parlamento Europeo, o a los servicios de medios de comunicación del Parlamento Europeo, si eres periodista.

A petición del interesado, las autoridades públicas francesas (Préfecture du Bas-Rhin) pueden tener acceso a algunos de tus datos personales (nombre, apellidos, datos de identificación) por razones de seguridad.

El Parlamento Europeo dispone también de un sistema de videovigilancia que vigila sus edificios y su perímetro. El sistema se utiliza únicamente con fines de seguridad. De conformidad con las directrices del Supervisor Europeo de Protección de Datos, el Parlamento Europeo dispone de una Política de Videovigilancia, que contiene todas las características pertinentes del sistema, así como información relativa a la protección de datos y datos de contacto. También puedes consultar el aviso específico sobre protección de datos relacionado con el sistema de videovigilancia de los edificios del PE aquí.

La política de videovigilancia y el aviso sobre protección de datos también son aplicables al sistema de videovigilancia instalado en el EYE Village.

Los fotomatones disponibles durante el EYE son gestionados por un subcontratista del Parlamento Europeo. El subcontratista recibirá tu información para permitir la transmisión de tu foto. Con tu consentimiento, el subcontratista también transmitirá tus datos personales al Parlamento Europeo (Unidad de Sensibilización de los Jóvenes) para permitir la comunicación contigo sobre otras actividades e iniciativas del Parlamento Europeo.

7.¿Qué derechos tienes y cómo puedes ejercerlos?

Tienes los siguientes derechos:

Derecho de acceso a tus datos personales
Derecho de rectificación de tus datos personales si son inexactos o incompletos
Derecho a la supresión de tus datos personales
Derecho a la limitación del tratamiento de tus datos personales, en determinadas condiciones
Derecho a la portabilidad de los datos
Derecho a oponerte al procesamiento de tus datos personales

Derecho a retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del procesamiento basado en el consentimiento antes de su retirada, enviando un correo electrónico al responsable del procesamiento a la dirección eye@europarl.europa.eu

Si deseas ejercer tus derechos o tienes alguna pregunta sobre el procesamiento de tus datos personales, puedes dirigirte al responsable del procesamiento de datos a través del buzón funcional eye@europarl.europa.eu o por correo, en sobre cerrado, a Parlamento Europeo – Youth Outreach Unit Attn: The Head of Unit – Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles – Bélgica.

Estudiaremos tu solicitud, tomaremos una decisión y te la comunicaremos.

Derecho a presentar una queja:

Si tienes alguna observación o queja sobre la forma en que procesamos tus datos personales, puedes ponerte en contacto con el responsable de protección de datos del Parlamento Europeo en la siguiente dirección data-protection@europarl.europa.eu.

En cualquier caso, tienes derecho a presentar una reclamación ante nuestra autoridad de control, el European Data Protection Supervisor, escribiendo a edps@edps.europa.eu.