Avviso di protezione dei dati EYE2025 Registrazione all'evento

Ultimo aggiornamento: 03/02/2025

L'Unità Youth Outreach del Parlamento europeo tratta i dati personali nel contesto dell'organizzazione e dello svolgimento dell'Evento europeo dei giovani (di seguito "EYE"). Ogni due anni, l'EYE riunisce migliaia di giovani provenienti da tutta l'Unione europea e non solo, presso il Parlamento europeo a Strasburgo. 

Trattiamo i tuoi dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, concernente la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione, nonché la libera circolazione di tali dati (il "Regolamento").

Ti forniamo le seguenti informazioni sulla base degli articoli 15 e 16 del Regolamento.

1. 1.Chi tratta i tuoi dati personali (responsabile del trattamento)?

    

   Il Parlamento europeo agisce in qualità di Titolare del trattamento dei dati e il servizio responsabile del trattamento dei dati personali dei partecipanti è l'Unità Youth Outreach della Direzione generale della Comunicazione (DG COMM) del Parlamento europeo, rappresentata dal suo Capo unità.
   Per ulteriori informazioni sulla Youth Outreach Unit (YOU) e sull'EYE, consultare il nostro sito web: https://european-youth-event.europarl.europa.eu/it/.

   È possibile contattare il responsabile del trattamento all'indirizzo youth@europarl.europa.eu o per posta, in busta chiusa, all'indirizzo Parlamento europeo - Youth Outreach Unit all’attenzione del Capo unità - Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles - Belgio.
   La Direzione generale per la logistica e l'interpretazione delle conferenze del Parlamento europeo (DG LINC) è responsabile della piattaforma che utilizza lo strumento EP Events e può accedere ai tuoi dati personali in base alle tue esigenze. 

2. 2.Qual è lo scopo del trattamento dei tuoi dati personali?

    

   Trattiamo i tuoi dati personali per le seguenti finalità:

   Scopo 1: consentire la registrazione all'evento, fornire informazioni pertinenti e garantire l'accessibilità, il buon funzionamento e l'organizzazione dell'evento. 

   Scopo 2: condividere i tuoi dati personali con la Direzione generale per la sicurezza (DG SAFE) che tratterà il tuo accreditamento per consentirti di accedere ai locali del Parlamento europeo.
   Il Parlamento europeo gestisce anche un sistema di videosorveglianza, che monitora gli edifici e il perimetro. Il sistema è utilizzato per scopi di sicurezza e protezione. In conformità alle linee guida del Garante europeo della protezione dei dati, il Parlamento europeo dispone di una politica di videosorveglianza, che contiene tutte le caratteristiche rilevanti del sistema, oltre a informazioni sulla protezione dei dati e sui contatti. È inoltre possibile consultare la nota sulla protezione dei dati relativa al sistema di videosorveglianza per gli edifici del Parlamento.
   La politica di videosorveglianza e la nota sulla protezione dei dati sono applicabili anche al sistema di videosorveglianza installato nell’EYE Village.

   Scopo 3: rimanere in contatto con te per invitarti alle future edizioni dell'EYE e/o inviarti comunicazioni su attività, notizie ed eventi organizzati dall'Unità Youth Outreach del Parlamento europeo e/o ricevere comunicazioni su attività ed eventi che si svolgono nel tuo paese organizzati dall'Ufficio di collegamento del Parlamento europeo.

   Scopo 4: anonimizzare i dati personali e trasferire i dati anonimizzati a fini statistici e di rendicontazione. 

   Scopo 5: condividere l'esperienza dell'evento con un pubblico più ampio e/o promuovere future attività legate ai giovani sulle piattaforme dei social media e su altri canali mediatici, come stabilito nel modulo di rilascio dei diritti d’immagine.

3. 3.Qual è la base giuridica del trattamento?

    

   Finalità 1: per registrarti, contattarti e organizzare l'evento, la liceità di questo trattamento si basa sull'articolo 5, paragrafo 1, lettera c) del Regolamento: il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte, o per agire su richiesta dell'interessato prima della stipula di un contratto.

   Per garantire l'accessibilità dell'evento, la liceità del nostro trattamento si basa sull'articolo 5 (1)(d) del Regolamento (UE) 2018/1725, ovvero sul tuo consenso, come richiesto dall'articolo 10 del Regolamento che disciplina il trattamento di categorie particolari di dati personali.

   Finalità 2: per fornirti l'accreditamento e assicurare la sicurezza, la liceità di questo trattamento si basa sull'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento: ossia il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investita l'istituzione o l'organismo dell'Unione e b) il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.

   Se desideri saperne di più sul perché e sul modo in cui la DGSAFE tratta i tuoi dati personali, leggi la loro Informativa sulla protezione dei dati.

   Finalità 3: per rimanere in contatto con te, la liceità del nostro trattamento si basa sull'articolo 5 (1)(d) del Regolamento (UE) 2018/1725, ovvero sul tuo consenso.

   Finalità 4: per anonimizzare i dati personali e trasferire i dati anonimizzati a fini statistici e di rendicontazione; la liceità di questo trattamento si basa sull'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del Regolamento: ossia il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investita l'istituzione o l'organismo dell'Unione. L'esecuzione di questo compito si basa sulla nota dell'Ufficio di presidenza D(2024)36706 e sulla risoluzione del PE del 15 gennaio 2019 sull'integrazione della dimensione di genere nel Parlamento europeo T8-0010/2019, che, ai sensi dell'articolo 49, raccomanda alla DG COMM di includere una prospettiva di genere più forte e più attiva nelle sue relazioni. 

   La raccolta di dati aggiuntivi per la condivisione con il sistema di ecogestione e audit (EMAS) si basa su un obbligo legale ai sensi del regolamento EMAS (CE) n. 1221/2009, che richiede alle organizzazioni di fornire dati e relazioni ambientali pertinenti. Inoltre, questo trattamento è giustificato ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725, in quanto è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l'adempimento di un obbligo legale.

   Finalità 5: per condividere l'esperienza dell'evento con un pubblico più ampio e/o per promuovere future attività legate ai giovani sulle piattaforme dei social media e su altri canali mediatici, come stabilito nel modulo di rilascio dei diritti d’immagine, la liceità del nostro trattamento si basa sull'articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (UE) 2018/1725, ovvero sul tuo consenso.

4. 4.Quali dati personali trattiamo?

    

   Scopo 1: per registrarti, contattarti, organizzare l'evento e garantirne l'accessibilità, trattiamo:
   •    Nome
   •    Cognome
   •    Email
   •    Confermare se hai meno o più di 18 anni
   •    Numero di telefono (se sei capigruppo, relatori o hai esigenze di accessibilità)
   •    Esigenze di accessibilità
   •    Se vieni con un accompagnatore (se hai esigenze di accessibilità)
   •    Se hai bisogno di una lettera d'invito per il visto

   Scopo 2: per fornirti l'accreditamento, trattiamo:
   •    Nome come scritto sul passaporto/documento d'identità
   •    Cognome come scritto sul passaporto/documento d'identità
   •    Data di nascita
   •    Nazionalità
   •    Numero di carta d'identità/passaporto
   •    Data di scadenza del documento d'identità/passaporto
   •    Immagine
   •    Data e ora della tua visita

   Finalità 3: per rimanere in contatto con te, trattiamo:
   •    Nome e/o cognome (non obbligatorio)
   •    Email

   Scopo 4: per anonimizzare i dati personali e trasferire i dati anonimizzati a fini statistici e di rendicontazione, trattiamo:
   •    Genere
   •    Nazionalità 
   •    Paese e città di partenza (EMAS)
   •    Mezzo di trasporto per recarsi a Strasburgo (EMAS)
   •    Mezzo di trasporto per spostarsi a Strasburgo (EMAS)

   Scopo 5: Per condividere l'esperienza dell'evento e/o per promuovere attività future legate ai giovani, trattiamo:
   •    Immagine
   •    Voce
   •    Nome 
   •    Cognome
   •    Data di nascita
   •    ID utente  
   •    Timestamp
   •    Indirizzo IP
   •    Consenso
    

5. 5.Chi sono i destinatari dei tuoi dati?

    

   1. La Direzione generale per la sicurezza (DG SAFE) che effettua i controlli di sicurezza per accreditare e concedere l'accesso ai locali del Parlamento europeo. 
   La DG SAFE agisce in qualità di Titolare distinto per questo specifico trattamento, che avviene dopo il trasferimento dei tuoi dati personali. Per saperne di più su questo destinatario, si prega di leggere la loro Informativa sulla protezione dei dati.
   È inoltre possibile consultare qui l'informativa sulla protezione dei dati personali relativa al sistema di videosorveglianza degli edifici del Parlamento.

    2. L'Ufficio di collegamento con il Parlamento europeo (EPLO) della DG COMM del tuo Paese riceverà il tuo indirizzo di posta elettronica se decidi di rimanere in contatto con il Parlamento europeo, come descritto alla finalità 3; 

   3. L'unità Webmaster della DG COMM può accedere ai tuoi dati, in base alle necessità, per gestire gli aspetti tecnici del database protetto della DG COMM (CoManSys).

   4. Siti web e account dei media sociali del Parlamento europeo. 

   5. L'Unità EMAS del Parlamento europeo riceverà dati anonimi solo a fini statistici e di rendicontazione.

    

6. 6.Per quanto tempo saranno conservati i tuoi dati personali?

    

   Il Parlamento europeo conserva i tuoi dati personali per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per le finalità per cui sono stati raccolti. 

   Periodo di conservazione: fino a un mese dopo l'evento

   
   I seguenti dati personali saranno conservati nella piattaforma di registrazione (EP Events) fino a un mese dopo l'evento per i seguenti scopi:
   a.    Finalità 1: Dati trattati per la registrazione, per contattarti e per l'organizzazione dell'evento.
   b.    Finalità 2: i tuoi dati personali raccolti per accreditarti. Questi dati saranno trasferiti alla DG SAFE, che agisce in qualità di Titolare del trattamento per questo specifico trattamento, che avrà luogo dopo il trasferimento dei tuoi dati personali. 
   Per saperne di più sulla loro politica di conservazione, ti invitiamo a leggere la loro Informativa sulla protezione dei dati e consultare qui l'informativa sulla protezione dei dati personali relativa al sistema di videosorveglianza degli edifici del Parlamento.
   c.    Finalità 3: dati personali raccolti e resi anonimi per essere trasferiti a fini statistici e di rendicontazione al soggetto responsabile (unità EMAS).

   Periodo di conservazione: più di 1 mese

   
   d.    Scopo 4: se hai deciso di rimanere in contatto con la Youth Outreach Unit, i tuoi dati di contatto saranno cancellati da EP Events entro 1 mese dall'evento e saranno poi trasferiti al database protetto della DG COMM, CoManSys, fino a quando non ritiri il tuo consenso.
   Puoi farlo cliccando sul pulsante "Unsubscribe" disponibile in tutte le nostre comunicazioni o contattando il responsabile del trattamento dei dati via e-mail all'indirizzo youth@europarl.europa.eu con la tua richiesta. 
   Ogni 5 anni ti invieremo un'e-mail per ricordarti che sei ancora presente nel nostro database.
   e.    Scopo 5: Per condividere l'esperienza dell'evento con un pubblico più ampio e/o per promuovere future attività legate ai giovani sulle piattaforme dei social media e su altri canali mediatici, come stabilito nel modulo di rilascio dei diritti d’immagine, i tuoi dati personali saranno conservati sui server del Parlamento europeo, in una cartella protetta da password accessibile solo da un numero limitato di persone per un massimo di 5 anni.
   Tieni in considerazione che, poiché i video e le fotografie saranno pubblicati su Internet, il Parlamento europeo non può garantire che terzi non li copino, condividano o ripubblichino. Inoltre, anche dopo aver rimosso i contenuti dal proprio sito web e dalla rete intranet, il Parlamento europeo non può garantire che i terzi che potrebbero aver scaricato o condiviso il materiale lo cancellino.
    

    

7. 7.I tuoi dati personali saranno condivisi con un paese extra-UE o con un'organizzazione internazionale?

    

   I tuoi dati personali non saranno condivisi con un Paese non appartenente all'UE o con un'organizzazione internazionale, a meno che non acconsenti all'utilizzo delle tue foto da parte del Parlamento europeo per promuovere l'EYE sulle piattaforme dei social media, il che potrebbe comportare trasferimenti di dati al di fuori dell'UE.

8. 8.Vengono utilizzati processi automatizzati e/o di profilazione per prendere decisioni che potrebbero riguardarti?

    

   No.

9. 9.Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

    

   Hai diritto: 
   ·    all'accesso ai tuoi dati personali
   ·    di rettificare i tuoi dati personali se sono inesatti o incompleti
   ·    se del caso, di cancellare i tuoi dati personali
   ·    se del caso, di limitare il trattamento dei tuoi dati personali
   ·    ove applicabile, alla portabilità dei dati
   ·    ove applicabile, di opporti al trattamento dei tuoi dati personali legittimamente effettuato ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a)

   È possibile revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca.

   Per revocare il consenso, invia un'e-mail all'Unità Youth Outreach all'indirizzo youth@europarl.europa.eu.

    

   A chi rivolgersi in caso di domande o reclami?

   Il tuo primo punto di contatto è youth@europarl.europa.eu.

   In caso di osservazioni o reclami sul modo in cui vengono trattati i tuoi dati personali, puoi contattare il Responsabile della protezione dei dati del Parlamento europeo all'indirizzo: data-protection@europarl.europa.eu. 

   Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati all'indirizzo: edps@edps.europa.eu.