Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 06/06/2023
L’unité « Jeunesse » du Parlement européen traite vos données à caractère personnel dans le cadre de l’organisation et de la gestion de la Rencontre des Jeunes Européens (ci-après l’« EYE »). L’EYE rassemble des milliers de jeunes venus de toute l’Union européenne et d’ailleurs au Parlement européen à Strasbourg ainsi qu’en ligne, pour leur permettre de partager et de forger leurs idées sur l’avenir de l’Europe.
Nous traitons vos données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données. (le « Règlement »).
Nous vous fournissons les informations suivantes sur la base de l’Article 15 et de l’Article 16 du Règlement.
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Le responsable du traitement des données est le Parlement européen, et l’entité chargée du traitement de vos données personnelles est l’unité « Jeunesse », représentée par sa cheffe d’unité.
Pour plus d’informations sur l’unité « Jeunesse » et sur l’EYE, vous pouvez consulter notre site internet : https://european-youth-event.europarl.europa.eu/fr/.
Vous pouvez contacter le responsable du traitement des données à l’adresse eye@europarl.europa.eu. ou par voie postale, dans une enveloppée scellée, à l’adresse suivante : Parlement européen – Unité Jeunesse, à l’attention de la Cheffe d’unité – Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles – Belgique.
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Nous traitons vos données à caractère personnel pour les sept finalités suivantes :
Gestion d’évènement
Vos données à caractère personnel seront traitées dans le but d’organiser et de gérer le bootcamp together.eu et la Rencontre des Jeunes Européens du 8 au 10 juin 2023.
La gestion d’évènement inclut:
- La gestion des invitations et des demandes d’invitation et de participation ainsi que l’inscription des participants à l’évènement via la plateforme d’inscription de l’EYE (plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel en rapport avec votre utilisation de la plateforme d’inscription sont disponibles dans la déclaration de protection des données dédiée);
- La gestion des besoins d’accessibilité spécifiques, si cela est applicable;
- La communication des évènements, y compris la prise de photos et d’enregistrement audiovisuels et leur possible dissémination et publication, lorsque cela est applicable, y compris sur les réseaux sociaux (plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de la présence du Parlement européen sur les réseaux sociaux sont disponibles dans la déclaration de protection des données personnelles dédiée) ;
- Les actions de suivi postérieures à l’évènement telles que le partage des coordonnées du participant, la distribution de rapports et l’évaluation de l’évènement.
Le traitement de vos coordonnées existe à des fins de communication liées à la Rencontre des Jeunes Européens (communication d’importantes mises à jour, de changements et d’informations relatives à l’évènement) et pour la diffusion d’invitation à des évènements similaires ainsi que pour les actions de communication du Parlement européen.
Sécurité
Vos données à caractère personnel seront ensuite traitées par le Direction générale pour la Sécurité et la Sûreté du Parlement européen pour vous permettre l’accès aux locaux du Parlement européen et pour vous fournir un badge d’accès spécifique pour l’évènement (un bracelet coloré). Vous trouverez plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel aux fins de sécurité dans la déclaration de protection des données dédiée).
Financement
Si vous êtes membre d’un des groupes sponsorisés sélectionné dans le cadre du programme Opinion Multiplier Group (OMG) ou invité par un des députés au Parlement européen (MEP), vos données à caractère personnel seront ensuite traitées par l’Unité des Visites et Séminaires de la Direction Générale de la Communication du Parlement européen pour le paiement relatif à la contribution financière. Une déclaration de protection des données dédiée est disponible pour ce traitement.
Durabilité
Si vous êtes un participant individuel voyageant vers Strasbourg, des informations anonymisées relatives à votre localisation d’origine et à votre moyen de transport seront aussi traitées par l’Unité EMAS du Parlement pour le calcul et la compensation des émissions carbones liées à l’évènement.
Assistance médicale
Si vous êtes mineur, nous recueillons le consentement et les coordonnées de vos tuteurs légaux pour permettre au Service Médical du Parlement européen ou au prestataire choisi pour fournir une assistance médicale (comme la Croix rouge) de vous dispenser les premiers soins ou traitement nécessaires.
Concours
Nous pourrions également traiter vos données à caractère personnel pour organiser une série de concours visant à sélectionner un certain nombre de participants pour la Rencontre des Jeunes Européens ou pour d’autres évènements liés à celle-ci. La participation aux concours et la collecte de données peuvent impliquer l’utilisation de la plateforme de la Commission EU Survey. Pour plus d’informations, merci de consulter les conditions générales spécifiques aux concours.
Cabine photo
Des cabines photo seront disponibles pour une utilisation volontaire par les participants pendant l’évènement. L’utilisation des cabines photo implique la prise de votre photo ainsi que le stockage temporaire et l’impression sur site. Pour plus d’information, merci de consulter la déclaration de protection des données des cabines photo, disponible à l’emplacement de la cabine photo.
En plus du traitement ci-dessus, nous gérons un système de statistiques qui ne traite aucune donnée personnelle (Enquête anonyme de satisfaction des clients).
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Afin de vous contacter au sujet d’évènements similaires et d’actions de communication du Parlement européen, de prendre des photos, vidéos et autre matériel évènementiel et de le publier, de dispenser les soins de premier secours si vous êtes un mineur, de recueillir des informations relatives à vos moyens de transport pour le calcul et la compensation des émissions carbones liées à l’évènement, de gérer vos besoins spécifiques et pour l’utilisation des cabines photo, la légalité du traitement est fondée sur l’Article 5(1)(d) du Règlement, i.e sur votre consentement.
Pour l’organisation et la gestion de l’évènement, le paiement de la contribution financière dont vous pourriez bénéficier, et pour assurer la sécurité de l’évènement, la légalité du traitement est fondée sur l’Article 5(1)(a) du Règlement: « le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union ».
Pour l’organisation de concours, la légalité du traitement est fondée sur l’Article 5(1)(c) du Règlement: « le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ».
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Gestion d’évènement
À des fins d’inscription à l’évènement, de sa gestion et de son suivi, nous traitons les données à caractère personnel suivantes:
- Votre genre
- Votre prénom
- Votre nom de famille
- Date de naissance
- Nationalité
- Coordonnées (numéro de téléphone, adresse de résidence (rue et numéro, code postal, ville et pays)
- Adresse email
- Coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence (nom et numéro de téléphone)
- Age
- Langue préférée
- Caractéristiques relatives aux besoins spécifiques (handicap)
- Photos/vidéos
- Contenu de votre email si vous communiquez des données à caractère personnel lorsque vous nous contactez pour une question, le choix d’une session/la participation à un atelier
Si vous êtes un intervenant, nous publierons également l’agenda de votre intervention avec votre nom, votre affiliation et le titre de votre intervention. Nous pourrions publier d’autres informations personnelles que vous nous fournirez (i.e en tant qu’intervenant) lors de l’évènement, comme votre CV, vos photos, vos présentations etc… Cela ne serait fait que si vous avez donné votre accord.
Si vous avez été sélectionné par la municipalité de Strasbourg pour participer à l’évènement, vos données à caractère personnel nous aurons été fournies par la municipalité pour permettre votre inscription à l’évènement.
Les données que nous avons recueillies à votre sujet via la plateforme d’inscription pour l’EYE pourront aussi avoir été fournies par des chefs de groupe ou des organisateurs d’activité centralisant les inscriptions de leur groupe ou de leur équipe.
Si vous décidez de prendre des photos/enregistrements audiovisuels des participants de l’EYE et/ou de les publier en ligne, vous assumez la pleine responsabilité de ces actions. Le même principe s’applique si vous téléchargez des photos qui seront postées et publiées sur internet. Le responsable de traitement ne pourra être tenu responsable de tout traitement de données à caractère personnel que vous pourriez mener de votre propre inititative pendant et après l’évènement.
Sécurité
Pour des raisons de sécurité, les données à caractère personnel suivantes feront l’objet d’un traitement :
- Votre genre
- Votre prénom
- Votre nom de famille
- Date de naissance
- Nationalité
- Numéro de carte d’identité ou de passeport
- Coordonnées (numéro de téléphone, adresse de résidence (rue et numéro, code postal, ville et pays)
- Adresse email
- Âge
Financement
à des fins de remboursement, les données à caractère personnel feront l’objet d’un traitement :
- Votre genre
- Votre prénom
- Votre nom de famille
- Date de naissance
- Nationalité
- Numéro de carte d’identité ou de passeport
- Coordonnées (numéro de téléphone, adresse de résidence (rue et numéro, code postal, ville et pays)
- Adresse email
- Âge
- Vos coordonnées bancaires
Durabilité
Pour le calcul et la compensation des émissions carbones liées à l’évènement, si vous êtes un participant individuel voyagent vers Strasbourg, votre localisation d’origine et vos moyens de transport feront l’objet d’un traitement.
Assistance médicale
Si vous êtes mineur, nous traitons le consentement et les coordonnées de vos tuteurs légaux notamment :
- Leur nom
- Leur prénom
- Leur numéro de téléphone
Concours
Dans le cadre des concours, nous traitons les données suivantes :
- votre nom
- votre prénom
- votre adresse e-mail
- votre date de naissance
- votre pays d’origine et votre pays de résidence
Si vous êtes le gagnant d’un concours, nous traiterons ensuite les données suivantes :
- le numéro de votre carte d’identité/passeport
- votre numéro de téléphone
Cabine photo
Si vous choisissez volontairement d’utiliser les cabines photo mises à disposition lors de l’EYE, nous traiterons les données suivantes :
- votre image
Nous ne prenons pas de décision automatique et ne procédons pas à votre profilage sur la base de vos données pour prendre des décisions qui pourraient vous affecter.
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Vos données à caractère personnel seront conservées pour les périodes suivantes :
Gestion d’évènement
Vos données à caractère personnel qui sont strictement nécessaires pour communiquer avec vous (votre nom, prénom, adresse email, pays d’origine) seront conservées pendant vingt-quatre mois suivant la fin de l’évènement.
Si vous avez communiqué des données sensibles relatives à vos besoins spécifiques d’accessibilité, elles seront supprimées à l’issue de l’évènement.
Sécurité
Vos données à caractère personnel requises pour accéder à l’évènement, si cela est applicable, seront conservées pour une durée équivalente à celle de la validité de votre accréditation à laquelle s’ajoute un période maximale d’un an (laquelle peut être prolongée à deux ans dans des cas spécifiques) dans le cadre de demandes de sécurité ou d’analyse de risques.
Financement
Si vous êtes membre d’un groupe OMG ou d’un groupe invité par un député au Parlement européen (MEP), vos données à caractère personnel utilisées pour le paiement de la contribution financière seront conservées à des fins d’audit pour une période de 5 ans après la décharge du budget de l’UE.
Assistance médicale
Si vous êtes mineur, les données à caractère personnel traitées pour vous fournir l’assistance médicale, lorsque cela est applicable, seront conservées pour une période de 6 mois à compter de la fin de la Rencontre des Jeunes Européens.
Concours
Dans le cadre des concours, vos données à caractère personnel seront conservées pour la durée spécifique à chaque concours et seront ensuite supprimées, conformément aux conditions générales de chaque concours.
Si vous êtes lauréat d’un concours, vos données à caractère personnel seront conservées durant six mois à compter de la fin de la Rencontre des Jeunes Européens et seront ensuite supprimées.
Cabines photo
Les images seront conservées sur le disque dur local et seront supprimées à la fin de chaque jour ouvrable durant lequel la cabine photo a été utilisée.
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Pendant la phase d’inscription, vos données à caractère personnel sont traitées uniquement par le responsable de traitement.
Cinq jour avant l’évènement, vos données à caractère personnel sont transférées à :
- la Direction générale pour la Sécurité et la Sûreté du Parlement et aux autorités nationales impliquées dans l’organisation de l’évènement à des fins d’accréditation et de sécurité,
- l’Unité des Visites et Séminaires du Parlement pour le paiement de la contribution financière aux membres de groupes OMG et aux participants invités par des députés au Parlement européen (MEP).
L’accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel autorisé du Parlement européen et ses sous-traitants chargés de mener les opérations de traitement selon le principe du « besoin d’en connaître ». Ce type de personnel est tenu par des accords de confidentialité statutaires et, lorsque cela est requis, par des accords de confidentialité supplémentaires.
L’accès à vos données à caractère personnel sera aussi accordé aux participants de l’évènement (s’agissant uniquement de vos coordonnées, si vous y avez consenti) et au public s’agissant des photos et vidéos postées sur les sites des Institutions de l’UE et sur leurs réseaux sociaux.
Vos coordonnées peuvent également être transmises aux services du Parlement européen tels que les bureaux de liaison qui souhaitent entrer en contact avec les participants d’un pays spécifique pour les inviter à de futurs événements similaires et à des actions de communication du Parlement européen ou aux services des médias du Parlement européen si vous êtes journaliste.
Sur demande, l’accès à certaines de vos données à caractère personnel (prénom, nom, détails d’identification) peut être accordé aux autorités publiques françaises (Préfecture du Bas-Rhin) pour des raisons de sécurité.
Le Parlement européen exploite également un système de vidéosurveillance qui contrôle ses bâtiments et son périmètre. Ce système n’est utilisé qu’à des fins de sûreté et de sécurité. Conformément aux lignes directrices du Contrôleur européen de la protection des données, le Parlement européen dispose d’une politique de vidéosurveillance qui contient toutes les caractéristiques pertinentes du système, ainsi que des informations relatives à la protection des données et des coordonnées de contact. Vous pouvez également consulter la déclaration de protection des données relative au système de vidéosurveillance des bâtiments du Parlement européen ici.
La politique de vidéosurveillance et l’avis de protection des données s’appliquent également au système de vidéosurveillance installé dans le village EYE.
Les cabines photos disponibles pendant l’EYE sont gérées par un sous-traitant du Parlement européen. Le sous-traitant recevra vos informations pour permettre la transmission de votre photo. Avec votre consentement, le sous-traitant transmettra également vos données personnelles au Parlement européen (Unité Jeunesse) afin de pouvoir communiquer avec vous au sujet d’autres activités et initiatives du Parlement européen.
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Vous disposez des droits suivants :
- droit d’accès à vos données personnelles
- droit de rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes
- droit à l’effacement de vos données à caractère personnel
- droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, sous certaines conditions
- droit à la portabilité des données
- le droit de s’opposer au traitement de vos données à caractère personnel
- droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait, en envoyant un courriel au responsable du traitement à l’adresse eye@europarl.europa.eu.
Si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez les adresser au responsable du traitement via la boîte aux lettres fonctionnelle eye@europarl.europa.eu ou par courrier, dans une enveloppe scellée, à l’adresse suivante: Parlement européen – Youth Outreach Unit, à l’attention de la Cheffe d’unité – Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles – Belgique.
Nous examinerons votre demande, prendrons une décision et vous la communiquerons.
Droit d’introduire une plainte :
Si vous avez des remarques ou des plaintes concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du Parlement européen à l’adresse suivante : data-protection@europarl.europa.eu.
Vous avez, dans tous les cas, le droit d’introduire une réclamation auprès de notre autorité de contrôle, le Contrôleur européen de la protection des données, en écrivant à edps@edps.europa.eu.