1. Introduction

Depuis le 11 décembre 2018, le traitement des données à caractère personnel par les institutions de l’Union est régi par le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018^[i]. Ce règlement suit les mêmes principes et règles que ceux établis par le règlement général sur la protection des données^[ii].

Les informations qui suivent se fondent sur les articles 15 et 16 du règlement (UE) 2018/1725.

 

2. Qui traite vos données à caractère personnel?

Le responsable du traitement des données est le Parlement européen^[iii], et l’entité chargée du traitement de vos données personnelles est l’unité « Jeunesse », représentée par sa cheffe d’unité.

Vous pouvez contacter le responsable du traitement des données à l’adresse eye@europarl.europa.eu.

 

3. Quelles sont les finalités du traitement de vos données à caractère personnel?

Le Parlement européen traite vos données à caractère personnel dans le cadre de l’organisation et de la gestion de la Rencontre des jeunes européens (European Youth Event, EYE). La Rencontre des jeunes européens rassemble des milliers de jeunes venus de toute l’Union européenne et d’ailleurs au Parlement européen à Strasbourg, ainsi qu’en ligne, pour leur permettre de formuler et partager leurs idées sur l’avenir de l’Europe.

Organisation de la manifestation

Vos données à caractère personnel seront traitées aux fins de l’organisation et de la gestion de la Rencontre des jeunes européens. L’organisation de la rencontre comprend:

• l’inscription à l’évènement;
• la communication sur les événements (avant et après leur tenue);
• les rapports statistiques.

Activités promotionnelles

Vos données à caractère personnel peuvent faire l’objet d’un traitement pour pouvoir vous informer sur de futurs événements similaires ou promouvoir des événements sur des sites web ou des plateformes de médias sociaux.

Plateformes de médias sociaux

Afin d’informer les citoyens des évènements, des plateformes de médias sociaux seront utilisées afin de faire la publicité des événements et d’informer les citoyens.

• Facebook/Instagram
• Twitter

Concours

Le Parlement européen peut également traiter vos données à caractère personnel pour organiser une série de concours destinés à sélectionner un certain nombre de participants à la Rencontre des jeunes européens. La participation aux concours et la collecte de données pourraient impliquer l’utilisation de la plateforme EU Survey de la Commission européenne.

 

4. Quelle est la base juridique du traitement des données?

En ce qui concerne la conservation de vos coordonnées afin de vous inviter à de futures manifestations et actions de communication similaires du Parlement européen, la réalisation et la publication de photos, vidéos et autre documentation sur la rencontre, et la collecte d’informations sur vos moyens de transport pour le calcul et la compensation des émissions de carbone liées à l’événement, la légalité se fonde sur l’article 5, paragraphe 1, point d), du règlement, c’est-à-dire sur votre accord.

Quant à la gestion des concours et des événements, elle est régie par l’article 5, paragraphe 1, point c), du règlement (UE) 2018/1725, qui dispose que le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.

S’agissant de la présence sur les médias sociaux pour la promotion d’activités, la légalité du traitement de vos données est régie par l’article 5, paragraphe 1, point a) du règlement qui dispose que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union.

Le Parlement traitera vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire au déroulement des activités précitées et seulement si vous y avez consenti de manière non équivoque. Vos données à caractère personnel ne seront traitées que dans la mesure nécessaire à la réalisation des objectifs aux fins desquels elles ont été transmises.

 

5. Quelles sont les données à caractère personnel traitées?

Organisation de la manifestation

Aux fins de l’inscription à la manifestation, de sa gestion et de son suivi, nous traitons les données à caractère personnel suivantes:

• sexe;
• prénom;
• nom;
• date de naissance;
• nationalité,
• numéro de carte d’identité/de passeport;
• coordonnées [numéro de téléphone, adresse (rue et numéro de rue, code postal, ville, pays), adresse email];
• âge;
• langue préférée;
• caractéristiques concernant des besoins particuliers (handicap);
• Photos/vidéos, en fonction de votre accord;
• informations sur les transports utilisés (pour les statistiques sur les émissions de CO₂);
• Le contenu de votre courriel dans le cas où vous ajoutez des informations personnelles lors que vous nous contactez pour une question
• vos choix de sessions/ateliers

Si vous êtes un intervenant, nous publierons également l’agenda de votre intervention avec votre nom, votre affiliation et le titre de votre intervention. Nous pourrions publier d’autres informations personnelles que vous nous fournirez (i.e en tant qu’intervenant) lors de l’évènement, comme votre CV, vos photos, vos présentations etc… Cela ne serait fait que si vous avez donné votre accord. 

Si vous souhaitez prendre des photos ou des enregistrements audiovisuels des participants à votre intervention ou à l’évènement et/ou les publier en ligne, vous assumez l’entière responsabilité pour ces actions. Il en va de même si vous téléchargez les photos qui seront postées et si vous les publiez sur Internet. Le responsable du traitement des données ne pourra être tenu pour responsable de tout traitement de données personnelles que vous ferez sous votre propre initiative pendant ou après l’évènement

Activités promotionnelles

Aux fins d’activités promotionnelles, nous traitons les données suivantes:

• nom;
• prénom;
• adresse email;
• profils sur les médias sociaux.

Plateformes de médias sociaux

En fonction des plateformes de médias sociaux, nous avons accès à différents types de données à caractère personnel:

1. Données communiquées

Données d’identification: nom et prénom, nom d’utilisateur, identification de l’utilisateur, zone géographique, âge, sexe et autres caractéristiques personnelles telles que l’état civil, la nationalité fournie par l’utilisateur à la plateforme. Expérience professionnelle et formation: profession, parcours professionnel, dossier universitaire, etc.

2. Données d’observation

Les données à caractère personnel disponibles sur les utilisateurs des plateformes de médias sociaux grâce à leurs réseaux et connexions: engagement, influence et sensibilités, commentaires, partages et autres actions des utilisateurs sur un sujet spécifique, réseaux et connexions. Les données à caractère personnel disponibles via des contenus audiovisuels pouvant être publiés sur les plateformes de médias sociaux: informations dans ou sur le contenu fourni par un utilisateur (par exemple, des métadonnées), telles que la localisation d’une photo ou la date de création d’un fichier, enregistrements vocaux, enregistrements vidéo ou image d’une personne concernée.

Toutefois, à des fins statistiques et analytiques, nous n’utilisons que les données agrégées fournies par les plateformes de médias sociaux ou d’autres plateformes statistiques spécialisées pour nos comptes (nombre de « j’aime », partages, commentaires, vues de vidéos, clics).

Concours

Dans le contexte des concours, nous recueillons les informations suivantes:

• nom;
• prénom;
• adresse email;
• date de naissance;
• pays d’origine et pays de résidence.

Si vous êtes lauréat d’un concours, nous recueillerons également les informations suivantes:

• votre numéro de passeport/carte nationale d’identité
• votre numéro de téléphone.
• Toutes les données figurant sous la section “organisation de la manifestation” lorsque vous vous inscrivez pour l’évènement

 

6. Combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles conservées?

Organisation de la manifestation

Sur la base de votre consentement, les données à caractère personnel des participants seront conservées pendant une période de vingt-quatre mois à compter de la fin de la manifestation.

Les données à caractère personnel nécessaires pour accéder aux bâtiments du Parlement européen, le cas échéant, seront conservées durant la période de validité de l’accréditation à laquelle peut s’ajouter une période d’un an (qui peut être prolongée à deux ans dans des cas spécifiques) dans le cadre de demandes de sécurité ou d’analyse de risques.

Les données à caractère personnel utilisée pour le paiement de la contribution financière aux groupes OMG sponsorisés seront, le cas échéant, conservées à des fins d’audit pour une période de cinq ans après la décharge du budget de l’UE.

Les données seront conservées pour nous permettre de communiquer sur toutes les activités postérieures à l’événement, telles que le compte rendu, la communication des résultats et la transmission des résultats des enquêtes.

Activités promotionnelles

Sur la base de votre consentement, les données à caractère personnel seront conservées jusqu’à la fin de ce projet, soit vingt-quatre mois après la manifestation.

Concours

Dans le contexte d’un concours, vos données à caractère personnel seront conservées pendant la durée du concours en question et seront ensuite supprimées (conformément aux conditions du concours concerné). Si vous êtes lauréat d’un concours, vos données seront conservées pendant six mois à compter de la fin de la Rencontre des jeunes européens et seront ensuite supprimées.

7. Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec d’autres destinataires dans certaines situations.

Sécurité

Cinq jours avant la manifestation, vos données à caractère personnel sont traitées également par la direction générale de la sécurité et de la protection du Parlement européen et les autorités françaises afin de vous permettre d’accéder au lieu de la rencontre et de vous fournir un badge d’accès spécial à la manifestation (un bracelet de couleur). Vous trouverez plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de sécurité dans la déclaration de confidentialité spécifique.

Le Parlement européen utilise également un système de vidéo-surveillance pour surveiller ses bâtiments et leur périmètre. Le système est utilisé uniquement à des fins de sûreté et de sécurité. Conformément aux principes du Contrôleur européen de la protection des données, le Parlement européen dispose d’une politique de vidéo-surveillance qui prévoit toutes les caractéristiques du système ainsi que des informations relatives à la protection des données et aux coordonnées. Vous pouvez consulter la déclaration de confidentialité concernant le système de vidéo-surveillance des bâtiments du PE ici.

La politique de vidéo-surveillance et la déclaration de confidentialité sont aussi applicables au système de vidéo-surveillance installé dans le village EYE.

Membre du groupe de multiplicateurs d’opinion

Si vous appartenez à l’un des groupes sélectionnés dans le cadre du programme des groupes de multiplicateurs d’opinion ou invité par un député du Parlement européen, vos données à caractère personnel seront également traitées par l’unité Visites et séminaires de la direction générale de la communication du Parlement européen, pour le paiement de la contribution financière. Visites et séminaires de la direction générale de la communication du Parlement européen, pour le paiement de la contribution financière. Vous trouverez plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de sécurité dans la déclaration de confidentialité spécifique.

Vos données à caractère personnel ne peuvent être transmises à des organes de l’Union européenne chargés de tâches de contrôle ou d’inspection en application du droit national ou du droit de l’Union (Cour des comptes européenne, Cour de justice de l’Union européenne, Contrôleur européen de la protection des données et Office européen de lutte antifraude (OLAF)), sauf si la loi l’exige ou en cas d’audit ou de procédure judiciaire.

 

8. Vos données à caractère personnel seront-elles communiquées à un pays tiers ou à une organisation internationale?

Non.

 

9. Des processus automatisés^[iv] et/ou de profilage^[v] sont-ils employés pour prendre des décisions susceptibles de vous concerner?

Aucun processus automatisé ou de profilage n’est utilisé.

 

10. Quels sont vos droits?

Vous disposez, en tant que «personne concernée», de droits propres en vertu du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725. En ce qui concerne la présente opération de traitement, vous pouvez exercer les droits suivants:

• le droit d’accéder à vos données à caractère personnel;
• le droit de rectifier vos données à caractère personnel si elles sont inexactes ou incomplètes;
• le droit d’effacer vos données à caractère personnel;
• le cas échéant, le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel;
• le droit à la portabilité des données;
• le droit de vous opposer au traitement licite de vos données à caractère personnel au sens de l’article 5, paragraphe 1, point a);

si vous avez donné votre consentement à la présente opération de traitement, vous avez le droit de le retirer à tout moment en le notifiant au responsable du traitement des données, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celuici.

Les personnes concernées qui souhaitent exercer leurs droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725 peuvent envoyer un courriel à eye@ep.europa.eu.

 

11. Qui devez-vous contacter en cas de question ou de réclamation?

Votre premier point de contact est eye@ep.europa.eu.

Vous pouvez à tout moment contacter le délégué à la protection des données du Parlement (Data-Protection@europarl.europa.eu) si vous avez des questions ou des réclamations à formuler concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Le délégué à la protection des données du Parlement veille à l’application interne du règlement (UE) 2018/1725. L’adresse du délégué à la protection des données est la suivante:

Délégué à la protection des données

Parlement européen

2, rue Alcide De Gasperi

L-1615 Luxembourg

Vous avez le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) d’une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Le Contrôleur européen de la protection des données agit en tant qu’autorité de surveillance indépendante et s’assure que l’ensemble des institutions et organes de l’Union européenne respectent le droit des citoyens au respect de la vie privée lors du traitement de leurs données à caractère personnel.

 

[i] Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.

[ii] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

[iii] Responsable du traitement des données: l’autorité publique, l’agence ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les modalités du traitement des données à caractère personnel. Il est représenté par le chef de l’entité concernée.

[iv] Prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatique, sans aucune intervention humaine. Par exemple: une page web où, en choisissant certaines options, l’utilisateur est inscrit automatiquement à différentes listes de diffusion qui envoient un bulletin d’information mensuel/utilisation d’un système automatisé pour corriger des QCM et calculer une note à partir du nombre de bonnes réponses.

[v] Le profilage évalue certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment la personnalité, le comportement, les centres d’intérêt et les habitudes, pour effectuer des prévisions ou prendre des décisions concernant cette personne physique. Le profilage est utilisé pour analyser ou prédire des éléments relatifs à la personne concernée: rendement au travail, situation économique, santé, préférences personnelles, centres d’intérêt, fiabilité, comportement, localisation, déplacements, etc. Par exemple: lorsqu’un utilisateur est connecté sur les réseaux sociaux, ses données sont recueillies et des tendances le concernant sont enregistrées. Ces données sont ensuite utilisées pour effectuer de nouvelles prévisions le concernant.