1. Introduzione

Dall’11 dicembre 2018, il trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni dell’Unione europea è disciplinato dal regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018^[i]. Il regolamento segue le stesse norme e gli stessi principi sanciti nel regolamento generale sulla protezione dei dati^[ii].

Le informazioni che seguono si basano sugli articoli 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725.

 

2. Chi è addetto al trattamento dei tuoi dati personali?

Il Parlamento europeo funge da titolare del trattamento^[iii] e l’entità responsabile del trattamento dei dati personali è l’unità Sensibilizzazione dei giovani, rappresentata dal suo capo unità.

Puoi contattare il titolare del trattamento all’indirizzo eye@europarl.europa.eu.

 

3. Quali sono le finalità del trattamento dei tuoi dati personali?

Il Parlamento europeo tratta i tuoi dati personali al fine di organizzare e gestire l’EYE (Evento europeo per i giovani). L’EYE riunisce al Parlamento europeo di Strasburgo e online migliaia di giovani provenienti da tutta l’Unione europea e dal mondo, affinché possano condividere e sviluppare le loro idee sul futuro dell’Europa.

Gestione dell’evento

I tuoi dati personali saranno trattati ai fini dell’organizzazione e della gestione dell’Evento europeo per i giovani. La gestione dell’evento comprende:

• l’iscrizione agli eventi;
• la comunicazione relativa agli eventi (prima e dopo gli eventi);
• le relazioni statistiche.

Attività promozionali

I tuoi dati personali potrebbero essere trattati per informarti in merito a futuri eventi dello stesso tipo, o per promuovere eventi su siti web o piattaforme di social media.

Piattaforme di social media

Per pubblicizzare gli eventi e informare i cittadini, saranno utilizzate piattaforme di social media.

Le piattaforme di social media utilizzate sono le seguenti:

• Facebook/Instagram
• Twitter

Prima di accedere agli account EYE sulle suddette piattaforme di social media, ti verrà chiesto di accettare o rifiutare le rispettive politiche di trattamento dei dati. Per poter interagire con la pagina dell’evento (ad esempio per mettere like o commentare uno dei suoi post) dovrai prima accettare le politiche di trattamento dati di tali piattaforme.

Concorsi

Il Parlamento europeo può anche trattare i tuoi dati personali per organizzare una serie di concorsi intesi a selezionare un certo numero di partecipanti all’Evento europeo per i giovani. Per partecipare ai concorsi e alla raccolta di dati potrebbe essere necessario utilizzare la piattaforma EU Survey della Commissione europea.

 

4. Qual è la base giuridica del trattamento?

Per quanto riguarda la conservazione dei tuoi dati di contatto, necessari per poterti invitare a futuri eventi dello stesso tipo e ad attività di comunicazione del Parlamento europeo, e per quanto riguarda lo scatto e la pubblicazione di fotografie, video e altro materiale dell’evento, nonché la raccolta di informazioni sui mezzi di trasporto utilizzati per il calcolo e la compensazione delle emissioni di carbonio legate all’evento, la liceità del trattamento si fonda sull’articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento, ovvero sul tuo consenso.

Ai concorsi e alla gestione di eventi si applica l’articolo 5, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) 2018/1725, in base al quale il trattamento dei dati personali è necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.

Per la presenza sui social media per attività promozionali la liceità del nostro trattamento dei tuoi dati personali si basa sull’articolo 5, paragrafo 1, lettera a del Regolamento, il trattamento è necessario per l’esecuzione di una missione svolta nell’interesse pubblico o nell’esercizio di pubblici poteri conferiti all’istituzione o all’organismo dell’Unione.

Il Parlamento tratterà i tuoi dati personali nella maniera necessaria allo svolgimento di tali compiti e, se del caso, solo se avrai espresso un consenso inequivocabile al loro trattamento. Nel procedere al trattamento dei tuoi dati personali, il Parlamento europeo perseguirà unicamente le finalità per le quali gli sono stati trasmessi.

 

5. Quali dati personali sono trattati?

Gestione dell’evento

Ai fini dell’iscrizione all’evento, della sua gestione e del relativo seguito, trattiamo i seguenti dati personali:

• genere
• nome
• cognome
• data di nascita
• nazionalitá
• numero della carta d’identità/del passaporto
• recapiti (numero di telefono, indirizzo – via e numero civico, codice postale, città, paese – e indirizzo e-mail)
• Contatto in caso di emergenza (nome e recapito telefonico)
• età
• lingua preferita per la corrispondenza
• caratteristiche relative a esigenze speciali (disabilità)
• in base al tuo consenso, foto/video
• informazioni sui trasporti utilizzati (per le statistiche sulle emissioni di CO₂)
• contenuto della tua e-mail nel caso includa alcuni dati personali, quando ci contatti per una domanda
• preferenze di partecipazione a sessioni/workshop

Se sei un relatore, pubblicheremo anche la descrizione dell’incontro con il tuo nome, affiliazione e intervento. Potremmo pubblicare altre informazioni personali che ci fornisci (ad es. come oratore) all’evento, come CV, foto, presentazioni, ecc. Ciò sarà fatto solo previo tuo consenso.

Se decidi di scattare fotografie/registrazioni audiovisive dei partecipanti all’evento e/o di pubblicarle online, ti assumi la piena responsabilità di queste azioni. Lo stesso vale se scarichi le fotografie che verranno pubblicate e le pubblichi su Internet. Il responsabile del trattamento dei dati non sarà responsabile per qualsiasi trattamento di dati personali che potresti effettuare di tua iniziativa durante o dopo l’evento.

Attività promozionali

Per finalità promozionali, trattiamo i seguenti dati:

• nome
• cognome
• indirizzo e-mail
• profili sui social-media

 

Piattaforme di social media

A seconda delle piattaforme di social media, abbiamo accesso a diversi tipi di dati personali:

1. Dati forniti

Dati identificativi: nome e cognome, nome utente, identificazione dell’utente, zona geografica, età, genere e altre caratteristiche personali, come lo stato civile e la nazionalità, fornite dall’utente alla piattaforma. Percorso professionale e formativo: impiego, carriera professionale, percorso di studi, ecc.

2. Dati osservati

Dati personali disponibili in merito agli utenti delle piattaforme di social media attraverso le loro reti e connessioni: impegno, coinvolgimento e sentimento, commenti, condivisioni e altre azioni degli utenti su un tema specifico, reti e connessioni. Dati personali disponibili tramite i contenuti audiovisivi che potrebbero essere pubblicati sulle piattaforme di social media: informazioni presenti nei contenuti o riguardanti i contenuti forniti da un utente (ad esempio i metadati), come l’ubicazione di una foto o la data di creazione di un file, registrazioni vocali, registrazioni video o immagini dell’interessato.

Tuttavia, a fini statistici e analitici, sono utilizzati solo i dati aggregati forniti dalle piattaforme di social media o da altre piattaforme statistiche dedicate per i nostri account (numero di “mi piace”, azioni, commenti, visualizzazioni di video, clic).

 

Concorsi

Per quanto riguarda i concorsi, raccogliamo le seguenti informazioni:

• nome
• cognome
• indirizzo e-mail
• data di nascita
• paese di origine e paese di residenza

Se sei vincitore o vincitrice di un concorso, raccoglieremo ulteriori informazioni riguardanti:

• numero della carta d’identità/del passaporto
• recapito telefonico
• Tutti i dati elencati nella sezione “Gestione dell’evento” al momento della registrazione

6. Per quanto tempo saranno conservati i tuoi dati personali?

Gestione dell’evento

In base al consenso, i dati personali dei partecipanti saranno conservati per ventiquattro mesi dopo l’evento.

I tuoi dati personali necessari per accedere ai locali dell’evento saranno conservati per il periodo di validità del periodo di accredito più un massimo di un anno (può essere esteso a due in casi specifici) ai fini di eventuali indagini di sicurezza e analisi dei rischi.

I dati personali utilizzati per il pagamento del contributo finanziario a un gruppo finanziato da GMO saranno conservati a fini di audit per un periodo di 5 anni dopo l’approvazione del bilancio UE.

Attivitá promozionali

In base al tuo consenso, i dati personali saranno conservati fino alla conclusione del progetto, ovvero ventiquattro mesi dopo l’evento.

Concorsi

Nel contesto di un concorso, i tuoi dati personali saranno conservati per la durata del periodo specifico del concorso e saranno successivamente cancellati (in base ai termini e alle condizioni di quel determinato concorso). Se sei vincitore o vincitrice di un concorso, i tuoi dati saranno conservati per sei mesi dopo la fine dell’Evento europeo per i giovani, per poi essere cancellati.

 

7. Chi sono i destinatari dei tuoi dati personali?

I tuoi dati personali possono essere condivisi con altri destinatari in determinate situazioni.

Sicurezza

Cinque giorni prima dell’evento, i tuoi dati personali saranno ulteriormente trattati dalla Direzione generale della Sicurezza e della protezione del Parlamento europeo e dalle autorità nazionali francesi per permetterti di accedere ai locali dell’evento e fornirti uno specifico badge di accesso (un braccialetto colorato). Troverai maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali per ragioni di sicurezza nell’apposita informativa sul trattamento dei dati personali.

Il Parlamento europeo gestisce anche un sistema di videosorveglianza, che monitora i suoi edifici e il perimetro. Il sistema è utilizzato solo per scopi di sicurezza. Conformemente alle linee guida del garante europeo della protezione dei dati, il Parlamento europeo ha un’informativa riguardante la videosorveglianza, che contiene tutte le caratteristiche del sistema, nonché informazioni relative alla protezione dei dati e dati di contatto. È inoltre possibile consultare l’informativa sulla privacy dedicata al sistema di videosorveglianza per gli edifici EP qui.

Le informative riguardanti la videosorveglianza e la privacy sono applicabili anche al sistema di videosorveglianza installato nell’EYE Village.

Membri del gruppo dei moltiplicatori di opinione (GMO)

Se sei membro di uno dei gruppi selezionati nell’ambito del programma del gruppo di moltiplicatori di opinione (GMO) o sei invitato da un Membro del Parlamento europeo, i tuoi dati personali saranno ulteriormente trattati dall’unità Visite e seminari della Direzione generale della Comunicazione del Parlamento europeo ai fini del versamento del relativo contributo finanziario. Troverai maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali per ragioni di sicurezza nell’apposita informativa sul trattamento dei dati personali.

Solo se previsto dalla legge o nel caso di un audit o di un procedimento giudiziario, i tuoi dati personali potrebbero essere trasferiti agli organismi dell’UE che svolgono compiti di controllo o di ispezione in applicazione del diritto nazionale o dell’UE (Corte dei conti europea, Corte di giustizia dell’Unione europea, Garante europeo della protezione dei dati e Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)).

 

8. I tuoi dati personali saranno condivisi con un paese terzo o con un’organizzazione internazionale?

No.

 

9. È previsto l’impiego di processi automatizzati^[iv] e/o della profilazione^[v] per adottare decisioni che potrebbero riguardarti?

No, in questo processo non è previsto l’impiego di processi automatizzati né della profilazione.

 

10. Quali sono i tuoi diritti?

In quanto “interessato” godi di diritti specifici a norma del capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725. Per quanto riguarda il trattamento, puoi esercitare i seguenti diritti:

• il diritto di accedere ai tuoi dati personali;
• il diritto di rettificare i tuoi dati personali, se inesatti o incompleti;
• il diritto di cancellare i tuoi dati personali;
• se del caso, il diritto di limitare il trattamento dei tuoi dati personali;
• il diritto alla portabilità dei dati;
• il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali effettuato lecitamente ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera a);

se hai espresso il consenso al trattamento in questione, il diritto di revocarlo in qualsiasi momento mediante notifica al titolare del trattamento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Gli interessati che desiderano esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725 possono inviare una e-mail all’indirizzo eye@ep.europa.eu.

 

11. A chi rivolgersi per una domanda o un reclamo?

Il tuo primo punto di contatto è eye@ep.europa.eu.

In caso di perplessità/reclami in merito al trattamento dei tuoi dati personali, puoi contattare in qualsiasi momento il responsabile della protezione dei dati del Parlamento all’indirizzo Data-Protection@europarl.europa.eu. Il responsabile della protezione dei dati del Parlamento garantisce l’applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 all’interno dell’Istituzione. L’indirizzo del responsabile della protezione dei dati è il seguente:

Responsabile della protezione dei dati

Parlamento europeo

2, rue Alcide De Gasperi

L-1615 Lussemburgo

Hai il diritto di presentare in qualsiasi momento un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (all’indirizzo edps@edps.europa.eu) in relazione al trattamento dei tuoi dati personali. Il Garante europeo della protezione dei dati funge da autorità di controllo indipendente e garantisce che tutte le istituzioni e tutti gli organi dell’UE rispettino il diritto alla vita privata delle persone nel trattamento dei loro dati personali.

 

 

[i] Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

[ii] Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

[iii] Il titolare del trattamento è l’autorità pubblica, il servizio o altro organo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali. Il titolare del trattamento è rappresentato dal capo dell’entità.

[iv] Processi decisionali basati unicamente su mezzi automatizzati, senza alcun coinvolgimento umano. {Esempi teorici: una pagina Internet in cui, selezionando determinate opzioni, l’utente è automaticamente iscritto a varie mailing list attraverso le quali riceve la corrispondente newsletter mensile / l’utilizzo di un sistema automatizzato per correggere le risposte a un test “a scelta multipla” e l’assegnazione di un punteggio in base al numero di risposte corrette}.

[v] La profilazione analizza aspetti della personalità, del comportamento, degli interessi e delle abitudini di una persona allo scopo di fare previsioni o prendere decisioni che la riguardano. La profilazione è utilizzata per analizzare e prevedere aspetti concernenti il soggetto interessato, tra cui il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze e gli interessi personali, l’affidabilità o il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti, ecc. {Esempio teorico: l’utilizzo degli strumenti dei social media per raccogliere dati e registrare le tue tendenze. Tali dati sono quindi utilizzati per fare nuove/diverse previsioni per quanto ti riguarda}.