Informativa sulla protezione dei dati
Ultimo aggiornamento: 06/06/2023
La Unità Sensibilizzazione dei giovani del Parlamento europeo tratta i tuoi dati personali nel contesto dell’organizzazione e dello svolgimento dell’Evento europeo dei giovani (di seguito “EYE”). L’EYE riunisce presso il Parlamento europeo a Strasburgo e online migliaia di giovani provenienti da tutta l’Unione europea e dal mondo, per condividere e dare forma alle loro idee sul futuro dell’Europa.
Trattiamo i tuoi dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2018, concernente la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione, nonché la libera circolazione di tali dati (il “Regolamento”).
Le forniamo le seguenti informazioni sulla base degli articoli 15 e 16 del Regolamento.
1.Chi tratta i tuoi dati personali (responsabile del trattamento)?
Il Parlamento europeo agisce in qualità di titolare del trattamento e il servizio responsabile del trattamento è la Unità Sensibilizzazione dei giovani della Direzione Generale della Comunicazione, rappresentata dal capo della unit.Per ulteriori informazioni sulla Unità Sensibilizzazione dei giovani e sull’EYE, consulta il nostro sito web: https://european-youth-event.europarl.europa.eu/en/.
Puoi contattare il responsabile tramite eye@europarl.europa.eu o per posta, in busta chiusa, all’indirizzo: Parlamento europeo – Youth Outreach Unit Attn: The Head of Unit – Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles – Belgio.
2.Qual è lo scopo del trattamento dei tuoi dati personali?
Processiamo i tuoi dati personali per i seguenti sette scopi:
Gestione evento
I toui dati personali saranno trattati per organizzare e gestire il bootcamp di together.eu e l’evento europeo dei giovani tra l’8 e il 10 giugno 2023.
La gestione dell’evento comprende:
- elaborazione degli inviti e delle richieste di partecipazione e registrazione dei partecipanti all’evento attraverso la piattaforma di registrazione EYE (ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali dell’utente durante l’utilizzo di questa piattaforma sono disponibili nell’informativa sulla protezione dei dati dedicata);
- gestione degli accessi con bisogni speciali, se applicabile
- documentazione degli eventi, compresa la realizzazione di foto e registrazioni audio-video e la loro eventuale diffusione e pubblicazione, anche sui social media (ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali nell’ambito della presenza del Parlamento europeo sui social media sono disponibili nella informativa dedicata);
- azioni successive all’evento, come la condivisione dei dati di contatto dei partecipanti, la distribuzione di report e la valutazione dell’evento.
Il trattamento dei tuoi dati di contatto avviene per scopi di comunicazione legati all’EYE (comunicazione di aggiornamenti importanti, variazioni e informazioni sull’evento) e per inviti a futuri eventi simili e iniziative comunicative del Parlamento europeo.
Sicurezza
I tuoi dati personali saranno ulteriormente trattati dalla Direzione generale per la sicurezza del Parlamento europeo per consentirti di accedere ai locali dell’evento e fornirti un badge di accesso specifico per l’evento (un braccialetto colorato). Per ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali a fini di sicurezza, consulta il sito web della Direzione generale della sicurezza del Parlamento europeo e l’informativa dedicata.
Finanziamento
Se sei membri di uno dei gruppi sponsorizzati selezionati nell’ambito del programma Opinion Multiplier Group (OMG) o invitati da un membro del Parlamento europeo (MEP), i tuoi dati personali saranno ulteriormente trattati dall’unità Visite e seminari della Direzione generale della Comunicazione del Parlamento europeo per il pagamento del relativo contributo finanziario. Per questo trattamento é disponibile un’apposita informativa sulla protezione dei dati.
Sostenibilitá
Se sei un partecipante individuale che viaggia a Strasburgo, le informazioni anonime relative al tuo luogo di origine e mezzo di trasporto saranno trattate anche dall’Unità EMAS del Parlamento per il calcolo e la compensazione delle emissioni di carbonio legate all’evento.
Assistenza medica
Se sei minorenne, raccogliamo il consenso e le informazioni di contatto del tuo tutore legale per consentire al Servizio medico del Parlamento europeo o a un fornitore di assistenza medica designato (come la Croce Rossa) di fornirti le cure mediche primarie o i trattamenti necessari che potrebbero essere richiesti.
Concorsi
Potremmo inoltre trattare i tuoi dati personali per organizzare una serie di concorsi volti a selezionare un certo numero di partecipanti all’EYE o ad altri eventi ad esso correlati. La partecipazione ai concorsi e la raccolta dei dati potrebbero comportare l’utilizzo della piattaforma della Commissione europea EU Survey. Per ulteriori informazioni, consulta i termini e le condizioni dei concorsi specifici.
Cabine fotografiche
Delle cabine fotografiche saranno disponibili per l’uso volontario da parte dei partecipanti durante l’evento. L’uso delle cabine fotografiche comporta lo scatto della foto, l’archiviazione temporanea e la stampa in loco. Per ulteriori informazioni, si prega di consultare l’informativa specifica sulla protezione dei dati delle cabine fotografiche, disponibile presso la postazione della cabina fotografica.
Oltre al trattamento di cui sopra, gestiamo un sistema di statistiche che non tratta alcun dato personale (Sondaggio anonimo sulla soddisfazione dei clienti).
3.Qual è la base giuridica del trattamento?
Per contattarti riguardo eventi simili e iniziative comunicative del Parlamento europeo, per scattare e pubblicare foto e video e altro materiale dell’evento, per fornirti assistenza medica se minorenne, per raccogliere informazioni sui suoi mezzi di trasporto per il calcolo e la compensazione delle emissioni di anidride carbonica legate all’evento, per gestire le tue esigenze particolari e per gestire le cabine fotografiche, la liceità del trattamento si basa sull’articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento, ossia sul suo consenso.
Per l’organizzazione e la gestione dell’evento, il versamento del contributo finanziario a cui si ha diritto e la garanzia di sicurezza dell’evento, la liceità del trattamento si basa sull’articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento: “il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investita l’istituzione o l’organismo dell’Unione”.
Per l’organizzazione di concorsi la liceità del trattamento si basa sull’articolo 5, paragrafo 1, lettera c), del regolamento: “il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o per prendere provvedimenti su richiesta dell’interessato prima della stipula di un contratto”.
4.Quali dati personali vengono trattati e dove abbiamo ottenuto i tuoi dati personali?
Gestione dell’evento
Ai fini della registrazione all’evento, della sua gestione e delle azione successive a esso, trattiamo i seguenti dati personali:
- Il tuo genere
- Nome
- Cognome
- Data di nascita
- Nazionalitá
- Informazioni di contatto (numero di telefono, indirizzo di residenza (via e numero, codice postale, cittá, nazione)
- indirizzo email
- Informazioni di contatto in caso di emergenza (nome e numero di telefono)
- Etá
- Preferenza di lingua
- Caratteristiche concernenti bisogni speciali (disabilitá)
- Fot/video
- Contenuto della tua e-mail se aggiungi alcuni dati personali quando ci contatti per una domanda, scelte sulla partecipazione a sessioni/workshop
Se sei un relatore, pubblicheremo anche l’ordine del giorno dell’incontro con il tuo nome, la tua affiliazione e il titolo dell’intervento. Potremmo pubblicare altre informazioni personali da te fornite (ad esempio, in qualità di relatore) durante l’evento, come CV, foto, presentazioni ecc. Ciò avverrà solo con il tuo consenso.
Se sei stato selezionato dal Comune di Strasburgo per partecipare all’evento, i tuoi dati personali ci sono stati forniti dal Comune per consentire la tua iscrizione all’evento
I tuoi dati raccolti tramite la piattaforma di registrazione EYE possono essere stati forniti anche dai capigruppo o dagli organizzatori di attività che gestiscono in modo centralizzato la registrazione del loro gruppo o dei membri dello staff.
Se decidi di scattare fotografie/registrazioni audiovisive dei partecipanti all’EYE e/o di pubblicarle online, ti assumi la piena responsabilità di tali azioni. Lo stesso vale se scarichi le fotografie che saranno pubblicate e le pubblichi su Internet. Il responsabile del trattamento dei dati non sarà ritenuto responsabile per qualsiasi trattamento dei dati personali che potresti effettuare di tua iniziativa durante o dopo l’evento.
Sicurezza
Ai fini della sicurezza, saranno trattati i seguenti dati personali:
- Il tuo genere
- Nome
- Cognome
- Data di nascita
- Nazionalitá
- Numero della carta d’identitá/passaporto
- Informazioni di contatto (numero di telefono, indirizzo di residenza (via e numero, codice postale, cittá, nazione)
- Indirizzo email
- Etá
Finanziamento
Ai fini del rimborso, saranno trattati i seguenti dati personali:
- Il tuo genere
- Nome
- Cognome
- Data di nascita
- Nazionalitá
- Numero della carta d’identitá/passaporto
- Informazioni di contatto (numero di telefono, indirizzo di residenza (via e numero, codice postale, cittá, nazione)
- Indirizzo email
- Etá
- Coordinate bancarie
Sostsnibilitá
Per il calcolo e la compensazione delle emissioni di anidride carbonica legate all’evento, se sei un partecipante individuale che viaggia verso Strasburgo, verranno elaborati il tuo luogo di origine e il mezzo di trasporto.
Assistenza medica
Se sei minorenne, elaboriamo il consenso e le informazioni di contatto del tuo tutore legale:
- Il loro nome
- Il loro cognome
- Il loro numero di telefono
Concorsi
Per lo svolgimento dei concorsi, trattiamo i seguenti dati:
- Nome
- Cognome
- Indirizzo email
- Data di nascita
- Nazione d’origine e di residenza
Se sei uno dei vincitori del concorso, elaboreremo ulteriormente i seguenti dati:
- Numero della carta d’identitá/passaporto
- Numero di telefono
Cabine fotografiche
Se scegli volontariamente di utilizzare le cabine fotografiche disponibili durante l’EYE, elaboreremo quanto segue:
- La tua foto
Non effettuiamo alcun processo decisionale automatico o di profilazione con i tuoi dati personali per prendere decisioni che ti riguardano.
5.Per quanto tempo saranno conservati i tuoi dati personali?
I tuoi dati personali saranno conservati per i seguenti periodi:
Gestione dell’evento
I dati personali strettamente necessari per comunicare con te (Nome, Cognome, Indirizzo e-mail e Paese di provenienza) saranno conservati per i ventiquattro mesi successivi alla conclusione dell’evento.
Nel caso in cui abbia fornito dati personali sensibili relativi a particolari esigenze di accesso, questi saranno cancellati dopo la conclusione dell’evento.
Sicurezza
I tuoi dati personali necessari per accedere ai locali dell’evento, se applicabile, saranno conservati per il tempo di validità del periodo di accreditamento più un massimo di un anno (che può essere esteso a due anni in casi specifici) ai fini di eventuali indagini di sicurezza e analisi dei rischi.
Finanziamento
Se sei un membro del programma OMG o sei stato invitato da un membro del Parlamento europeo (MEP), i tuoi dati personali utilizzati per il pagamento del contributo finanziario saranno conservati a fini di audit per un periodo di 5 anni dopo il discarico del bilancio dell’UE, per l’anno in corso.
Assistenza medica
Se sei un minore, i dati personali trattati per fornirti assistenza medica, se applicabile, saranno conservati per un periodo di 6 mesi dopo la fine dell’EYE.
Concorsi
Nel contesto dei concorsi, i tuoi dati personali saranno conservati per la durata del periodo del concorso specifico e poi saranno cancellati – come da termini e condizioni del concorso specifico.
Se sei vincitore di un concorso, i tuoi dati personali saranno conservati per sei mesi dopo la fine dell’EYE e poi saranno cancellati.
Cabine fotografiche
Le immagini saranno memorizzate sul disco locale delle cabine e cancellate alla fine di ogni giorno lavorativo in cui la cabina fotografica è stata utilizzata.
6.Chi sono i destinatari dei vostri dati personali?
Durante la fase di registrazione, i tuoi dati personali sono trattati esclusivamente dal responsabile del trattamento.
Cinque giorni prima dell’evento, i tuoi dati personali saranno trasferiti a:
- La Direzione generale per la sicurezza del Parlamento e le autorità nazionali coinvolte nell’organizzazione dell’evento ai fini dell’accreditamento e della sicurezza,
- l’Unità Visite e Seminari del Parlamento europeo per il pagamento del contributo finanziario ai membri del programma OMG e ai partecipanti invitati da un membro del Parlamento europeo (MEP).
L’accesso ai tuoi dati personali è consentito al personale autorizzato del Parlamento europeo e ai suoi appaltatori responsabili dell’esecuzione di questa operazione di trattamento secondo il principio della “necessità di sapere”. Tale personale rispetta gli accordi di riservatezza previsti dalla legge e, se necessario, ulteriori accordi di riservatezza.
L’accesso ai tuoi dati personali sarà consentito anche ai partecipanti all’evento (limitatamente ai tuoi dati di contatto, se hai dato il tuo consenso) e al pubblico per le foto e i video pubblicati sui siti web delle istituzioni dell’UE e sui siti dei social media.
I tuoi dati di contatto possono essere trasmessi anche ai servizi del Parlamento europeo, come gli Uffici di collegamento, che desiderano mettersi in contatto con i partecipanti di un determinato Paese per invitarli a futuri eventi simili e ad azioni di comunicazione del Parlamento europeo, o ai servizi media del Parlamento europeo se sei un giornalista.
Su richiesta, l’accesso ad alcuni dati personali (nome, cognome, dati del documento identificativo) può essere concesso alle autorità pubbliche francesi (Préfecture du Bas-Rhin) per motivi di sicurezza.
Il Parlamento europeo dispone anche di un sistema di videosorveglianza che controlla gli edifici e il loro perimetro. Il sistema è utilizzato esclusivamente per scopi di sicurezza e protezione. In conformità con le linee guida del Garante europeo della protezione dei dati, il Parlamento europeo ha una informativa sulla videosorveglianza, che contiene tutte le caratteristiche rilevanti del sistema, nonché le informazioni relative alla protezione dei dati e i dati di contatto. È inoltre possibile consultare la pagina dedicata alla informativa sulla protezione dei dati relativa al sistema di videosorveglianza degli edifici EP qui presenti.
L’informativa sulla videosorveglianza e sulla protezione dei dati sono applicabili anche al sistema di videosorveglianza installato nel Villaggio EYE.
Le cabine fotografiche disponibili durante l’EYE sono gestite da un subappaltatore del Parlamento europeo. Il subappaltatore riceverà le vostre informazioni per consentire la trasmissione della vostra foto. Previo consenso dell’utente, il subappaltatore trasmetterà i tuoi dati personali anche al Parlamento europeo (Unità Sensibilizzazione dei giovani) per consentire la comunicazione su altre attività e iniziative del Parlamento europeo.
7.Quali diritti hai e come puoi esercitarli?
Hai i seguenti diritti:
- Diritto di accesso ai propri dati personali
- Diritto alla rettifica dei tuoi dati personali se inesatti o incompleti
- Diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali
- Diritto alla limitazione del trattamento dei dati personali, a determinate condizioni
- Diritto alla portabilità dei dati
- Diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali
- Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca, inviando un’e-mail al responsabile del trattamento all’indirizzo eye@europarl.europa.eu
Se desideri esercitare i tuoi diritti o avere domande sul trattamento dei tuoi dati personali, puoi rivolgerti al responsabile del trattamento dei dati tramite l’email funzionale eye@europarl.europa.eu o per posta, in busta chiusa, all’indirizzo: Parlamento europeo – Youth Outreach Unit Attn: The Head of Unit – Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles – Belgio.
Prenderemo in considerazione la tua richiesta, prenderemo una decisione e te la comunicheremo.
Diritto a presentare un reclamo:
Se hai osservazioni o reclami sul modo in cui trattiamo i tuoi dati personali, puoi contattare il responsabile della protezione dei dati del Parlamento europeo all’indirizzo data-protection@europarl.europa.eu.
In ogni caso, l’utente ha il diritto di presentare un reclamo alla nostra autorità di vigilanza, la European Data Protection Supervisor, scrivendo a edps@edps.europa.eu.