Informacja o ochronie danych osobowych
Ostatnia aktualizacja: 06/06/2023
Dział ds. Młodzieży Parlamentu Europejskiego przetwarza Twoje dane osobowe w kontekście organizacji i realizacji Europejskiego Spotkania Młodzieży (zwanego dalej “EYE”). EYE gromadzi w Parlamencie Europejskim w Strasburgu i online tysiące młodych ludzi z całej Unii Europejskiej i świata, aby dzielić się swoimi pomysłami na przyszłość Europy i nadawać im kształt.
Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych (“rozporządzenie”).
Poniższe informacje przekazujemy Ci na podstawie art. 15 i art. 16 Rozporządzenia.
-
Parlament Europejski działa jako administrator danych, a działem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych jest Dział ds. Młodzieży w Dyrekcji Generalnej ds. Komunikacji, reprezentowany przez kierownika działu.
Więcej informacji na temat Działu ds. Młodzieży i EYE możesz znaleźć na naszej stronie internetowej: https://european-youth-event.europarl.europa.eu/pl/.
Z administratorem danych można skontaktować się pod adresem eye@europarl.europa.eu lub listownie, w zaklejonej kopercie, pisząc na adres: European Parliament – Youth Outreach Unit Attn: The Head of Unit – Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles – Belgium.
-
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących siedmiu celach:
Zarządzanie wydarzeniem
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu organizacji i zarządzania bootcampem together.eu oraz Europejskim Spotkaniem Młodzieży w dniach 8-10 czerwca 2023 r.
Zarządzanie wydarzeniem obejmuje następujące czynności
- przetwarzanie zaproszeń i wniosków o uczestnictwo oraz rejestrację uczestników wydarzenia za pośrednictwem platformy rejestracyjnej EYE (więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych podczas korzystania z tej platformy można znaleźć w specjalnej informacji na temat ochrony danych);
- zarządzanie specjalnymi potrzebami w zakresie dostępu, jeśli dotyczy;
- relacjonowanie wydarzenia, w tym robienie zdjęć i nagrań audio-wideo oraz ich ewentualna dystrybucja i publikacja, w tym w mediach społecznościowych (więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych w ramach obecności Parlamentu Europejskiego w mediach społecznościowych można znaleźć w specjalnej informacji o ochronie danych1);
- działania następujące po wydarzeniu, takie jak udostępnianie danych kontaktowych uczestników, dystrybucja raportów i ocena wydarzenia.
Przetwarzanie Twoich danych kontaktowych służy do celów komunikacyjnych związanych z Europejskim Spotkaniem Młodzieży (przekazywanie ważnych aktualizacji, zmian i informacji o wydarzeniu) oraz do zapraszania na przyszłe podobne wydarzenia i działania komunikacyjne Parlamentu Europejskiego.
Bezpieczeństwo
Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Dyrekcję Generalną ds. Bezpieczeństwa Parlamentu Europejskiego w celu zapewnienia ci dostępu do pomieszczeń, w których odbywa się wydarzenie, oraz dostarczenia ci specjalnej przepustki na wydarzenie (kolorowej bransoletki). Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych do celów bezpieczeństwa można znaleźć w specjalnej informacji o ochronie danych2.
Finansowanie
Jeśli jesteś członkiem jednej ze sponsorowanych grup wybranych w ramach programu Opinion Multiplier Group (OMG) lub zostałeś zaproszony przez posła do Parlamentu Europejskiego (MEP), Twoje dane osobowe będą również dalej przetwarzane przez Dział Wizyt i Seminariów Dyrekcji Generalnej ds. Komunikacji Parlamentu Europejskiego w celu wypłaty powiązanego wsparcia finansowego. W odniesieniu do tego przetwarzania dostępna jest specjalna informacja o ochronie danych3.
Zrównoważony rozwój
Jeśli jesteś indywidualnym uczestnikiem podróżującym do Strasburga, anonimowe informacje dotyczące Twojego miejsca pochodzenia i środka transportu będą również przetwarzane przez Dział EMAS Parlamentu Europejskiego w celu obliczenia i skompensowania emisji dwutlenku węgla związanych z wydarzeniem.
Pomoc medyczna
Jeśli jesteś niepełnoletni, zbieramy zgodę i dane kontaktowe Twojego opiekuna prawnego, aby umożliwić Służbie Medycznej Parlamentu Europejskiego lub wyznaczonemu dostawcy pomocy medycznej (np. Czerwonemu Krzyżowi) zapewnienie Ci niezbędnej podstawowej opieki medycznej lub leczenia, które może być wymagane.
Konkursy
Możemy również przetwarzać Twoje dane osobowe w celu organizacji serii konkursów mających na celu wyłonienie pewnej liczby uczestników Europejskiego Spotkania Młodzieży lub innych wydarzeń z nim związanych. Udział w konkursach i gromadzenie danych może wiązać się z wykorzystaniem platformy Komisji Europejskiej EU Survey. Więcej informacji można znaleźć w regulaminie poszczególnych konkursów.
Fotobudki
Budki fotograficzne będą dostępne do dobrowolnego użytku przez uczestników podczas wydarzenia. Korzystanie z fotobudek obejmuje robienie zdjęć, ich tymczasowe przechowywanie i drukowanie na miejscu. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z informacją o ochronie danych w fotobudkach, dostępną w lokalizacji fotobudki.
Oprócz powyższego przetwarzania, prowadzimy system statystyczny, który nie przetwarza żadnych danych osobowych (Anonimowa Ankieta Satysfakcji Klienta).
-
W celu kontaktowania się z Tobą w związku z podobnymi wydarzeniami i działaniami komunikacyjnymi Parlamentu Europejskiego, robienia i publikowania zdjęć i filmów oraz innych materiałów związanych z wydarzeniem, zapewnienia opieki medycznej osobom niepełnoletnim, gromadzenia informacji o środkach transportu w celu obliczenia i skompensowania emisji dwutlenku węgla związanej z wydarzeniem, zarządzania specjalnymi potrzebami użytkowników oraz obsługi fotobudek zgodność z prawem przetwarzania danych opiera się na art. 5 ust. 1 lit. d) Rozporządzenia, tj. na Twojej zgodzie.
W przypadku organizacji i zarządzania wydarzeniem, wypłacania przysługującego wkładu finansowego oraz zapewniania bezpieczeństwa wydarzenia zgodność z prawem przetwarzania danych opiera się na art. 5 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia: “przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej instytucji lub organowi Unii”.
W przypadku organizacji konkursów zgodność przetwarzania z prawem opiera się na art. 5 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia: “przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy”.
-
Zarządzanie wydarzeniem
Na potrzeby rejestracji na wydarzenie, zarządzania nim i działań uzupełniających przetwarzamy następujące dane osobowe:
- Płeć
- Imię
- Nazwisko
- Data urodzenia
- Narodowość
- Dane kontaktowe (numer telefonu, adres zamieszkania (ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj)
- Adres e-mail
- Dane kontaktowe w nagłych wypadkach (imię i nazwisko oraz numer telefonu)
- Wiek
- Preferowany język
- Cechy dotyczące specjalnych potrzeb (niepełnosprawność)
- Zdjęcia/wideo
- Treść wiadomości e-mail, jeśli dodasz jakieś dane osobowe, kontaktując się z nami w celu zadania pytania, Wybory dotyczące udziału w sesji/warsztatach
Jeśli jesteś prelegentem, opublikujemy również program spotkania z Twoim imieniem i nazwiskiem, afiliacją i tytułem wystąpienia. Możemy opublikować inne dane osobowe, które nam przekażesz (np. jako prelegent) podczas wydarzenia, takie jak CV, zdjęcia, prezentacje itp. Nastąpi to wyłącznie za Twoją zgodą.
Jeśli zostałeś wybrany przez gminę Strasburg do udziału w wydarzeniu, Twoje dane osobowe zostały nam przekazane przez gminę w celu umożliwienia rejestracji na wydarzenie.
Dane, które zebraliśmy na Twój temat za pośrednictwem platformy rejestracyjnej EYE, mogły również zostać przekazane przez liderów grup lub organizatorów aktywności zajmujących się centralizacją rejestracji ich grup lub członków personelu.
Jeśli zdecydujesz się robić zdjęcia/nagrania audio-wizualne uczestników EYE i/lub publikować je online, bierzesz pełną odpowiedzialność za te działania. To samo dotyczy pobierania zdjęć, które zostaną opublikowane, i publikowania ich w Internecie. Administrator danych nie ponosi odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych, którego możesz dokonać z własnej inicjatywy w trakcie wydarzenia lub po jego zakończeniu.
Bezpieczeństwo
Ze względów bezpieczeństwa przetwarzane będą następujące dane osobowe:
- Płeć
- Imię
- Nazwisko
- Data urodzenia
- Narodowość
- Numer dowodu osobistego/paszportu
- Dane kontaktowe (numer telefonu, adres zamieszkania (ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj)
- Adres e-mail Wiek
Finansowanie
Do celów zwrotu kosztów przetwarzane będą następujące dane osobowe:
- Płeć
- Imię
- Nazwisko
- Data urodzenia
- Narodowość
- Numer dowodu osobistego/paszportu
- Dane kontaktowe (numer telefonu, adres zamieszkania (ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj)
- Adres e-mail
- Wiek
- Dane bankowe
Zrównoważony rozwój
W celu obliczenia i skompensowania emisji dwutlenku węgla związanej z wydarzeniem, jeśli jesteś indywidualnym uczestnikiem podróżującym do Strasburga, zostanie przetworzona Twoja lokalizacja pochodzenia i środek transportu.
Medical assistance
If you are a minor, we process the consent and contact information of your legal guardian namely:
- their name
- their surname
- their telephone number
Konkursy
W celu przeprowadzania konkursów przetwarzamy następujące dane
- imię
- imię i nazwisko
- adres e-mail użytkownika
- data urodzenia
- kraj pochodzenia i kraj zamieszkania użytkownika.
Jeśli jesteś zwycięzcą konkursu, będziemy dalej przetwarzać następujące informacje:
- numer dowodu osobistego/paszportu
- numer telefonu
Budki fotograficzne
Jeśli użytkownik dobrowolnie zdecyduje się skorzystać z fotobudki dostępnej podczas EYE, będziemy przetwarzać następujące dane:
- Twoje zdjęcie
Nie podejmujemy żadnych zautomatyzowanych decyzji ani nie profilujemy Twoich danych osobowych w celu podejmowania decyzji, które miałyby na Ciebie wpływ.
-
Twoje dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
Zarządzanie wydarzeniem
Dane osobowe, które są niezbędne do komunikacji z Tobą (imię, nazwisko, adres e-mail i kraj pochodzenia), będą przechowywane przez dwadzieścia cztery miesiące po zakończeniu wydarzenia.
Jeśli podałeś wrażliwe dane osobowe związane ze specjalnymi wymaganiami dostępu, zostaną one usunięte po zakończeniu wydarzenia.
Bezpieczeństwo
Twoje dane osobowe potrzebne do uzyskania dostępu do pomieszczeń, w których odbywa się wydarzenie, będą przechowywane przez okres ważności akredytacji plus maksymalnie jeden rok (który może zostać przedłużony do dwóch lat w określonych przypadkach) do celów ewentualnych zapytań dotyczących bezpieczeństwa i analiz ryzyka.
Finansowanie
Jeśli jesteś członkiem programu OMG lub zostałeś zaproszony przez posła do Parlamentu Europejskiego (MEP), Twoje dane osobowe wykorzystywane do płatności wkładu finansowego będą przechowywane do celów audytu przez okres 5 lat po udzieleniu absolutorium z budżetu UE za bieżący rok.
Pomoc medyczna
Jeśli jesteś osobą niepełnoletnią, dane osobowe przetwarzane w celu zapewnienia Ci pomocy medycznej, w stosownych przypadkach, będą przechowywane przez okres 6 miesięcy od zakończenia Europejskiego Spotkania Młodzieży.
Konkursy
W kontekście konkursów Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania danego konkursu, a następnie zostaną usunięte – zgodnie z warunkami danego konkursu.
Jeśli jesteś zwycięzcą konkursu, Twoje dane osobowe będą przechowywane przez sześć miesięcy po zakończeniu Europejskiego Spotkania Młodzieży, a następnie zostaną usunięte.
Budki fotograficzne
Zdjęcia będą przechowywane na lokalnym dysku fotograficznym i usuwane pod koniec każdego dnia roboczego, w którym działała fotobudka.
-
Na etapie rejestracji dane osobowe są przetwarzane wyłącznie przez administratora danych.
Pięć dni przed wydarzeniem dane osobowe są przekazywane do:
Dyrekcji Generalnej ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Parlamentu Europejskiego oraz organom krajowym zaangażowanym w organizację wydarzenia w celu akredytacji i zapewnienia bezpieczeństwa,
Działowi Wizyt i Seminariów Parlamentu Europejskiego w celu wypłaty wkładu finansowego członkom programu OMG i uczestnikom zaproszonym przez posła do Parlamentu Europejskiego.
Dostęp do Twoich danych osobowych mają upoważnieni pracownicy Parlamentu Europejskiego i jego podwykonawcy odpowiedzialni za przeprowadzanie operacji przetwarzania danych zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Taki personel przestrzega ustawowych i, w razie potrzeby, dodatkowych umów o zachowaniu poufności.
Dostęp do danych osobowych będą mieli również uczestnicy wydarzenia (ograniczony do danych kontaktowych, jeśli wyrazili na to zgodę) oraz opinia publiczna w przypadku zdjęć i filmów publikowanych na stronach internetowych instytucji UE i portalach społecznościowych.
Twoje dane kontaktowe mogą być również przekazywane służbom Parlamentu Europejskiego, takim jak Biura Parlamentu Europejskiego w poszczególnych państwach, które chcą skontaktować się z uczestnikami z określonego państwa, aby zaprosić ich na przyszłe podobne wydarzenia i działania komunikacyjne Parlamentu Europejskiego, lub służbom medialnym Parlamentu Europejskiego, jeśli jesteś dziennikarzem.
Na żądanie dostęp do niektórych danych osobowych (imię, nazwisko, dane identyfikacyjne) może zostać przyznany francuskim władzom publicznym (Préfecture du Bas-Rhin) ze względów bezpieczeństwa.
Parlament Europejski posiada również system nadzoru wideo monitorujący jego budynki i teren. System ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów bezpieczeństwa. Zgodnie z wytycznymi Europejskiego Inspektora Ochrony Danych Parlament Europejski posiada politykę nadzoru wideo, która zawiera wszystkie istotne cechy systemu, a także informacje dotyczące ochrony danych i dane kontaktowe. Możesz również zapoznać się ze specjalną informacją o ochronie danych związaną z systemem nadzoru wideo dla budynków PE.
Polityka nadzoru wideo i informacja o ochronie danych mają również zastosowanie do systemu nadzoru wideo zainstalowanego w Wiosce EYE.
Budki fotograficzne dostępne podczas EYE są obsługiwane przez podwykonawcę Parlamentu Europejskiego. Podwykonawca otrzyma Twoje informacje w celu umożliwienia przesłania Twojego zdjęcia. Za zgodą użytkownika podwykonawca przekaże również jego dane osobowe Parlamentowi Europejskiemu (“Dział ds. Młodzieży”), aby umożliwić komunikację z Tobą na temat innych działań i inicjatyw Parlamentu Europejskiego.
-
Masz następujące prawa:
- Prawo dostępu do swoich danych osobowych
- Prawo do sprostowania danych osobowych, jeśli są one niedokładne lub niekompletne
- Prawo do usunięcia danych osobowych
- Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, pod pewnymi warunkami
- Prawo do przenoszenia danych
- Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych
- Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, poprzez wysłanie wiadomości e-mail do administratora na adres eye@europarl.europa.eu.
Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw lub masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz skierować je do administratora danych za pośrednictwem funkcjonalnej skrzynki pocztowej eye@europarl.europa.eu ub pocztą, w zaklejonej kopercie, na adres: European Parliament – Youth Outreach Unit Attn: The Head of Unit – Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles – Belgium.
Rozpatrzymy Twój wniosek, podejmiemy decyzję i przekażemy ją Tobie.
Prawo do złożenia skargi:
Jeśli masz jakiekolwiek uwagi lub skargi dotyczące sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, możesz skontaktować się z inspektorem ochrony danych Parlamentu Europejskiego pod adresem data-protection@europarl.europa.eu.
W każdym przypadku masz prawo złożyć skargę do naszego organu nadzorczego, Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, pisząc na adres edps@edps.europa.eu.